Dans le billet 93, j’énonçais la liste des lieux de conservation des documents en format papier dans un organisme. Et si on faisait le même exercice pour les documents technologiques. Voici un certain nombre de sites potentiels susceptibles de contenir des fichiers informatiques. En consultant cette liste, demandez-vous combien de pages d’informations sont accumulées dans un gigaoctet d’espace disque? Sur le disque dur d’un poste de travail? Sur celui d’un serveur de fichier? Dans la somme des supports d’information utilisés dans votre organisation?Documents technologiques :
- Postes de travail individuels fixes (unité de disque C) dans des arborescences de répertoires
- Ordinateurs portables individuels
- Espaces de conservation via Internet
- Prestataires de services de conservation externes
- Clés USB
- Mémoires Flash
- Cartes mémoire
- Serveurs de fichiers dans des arborescences de répertoires publiques et privées
- Boîtes de courriels individuelles ou collectives
- Unités de disques durs externes
- Rubans et cassettes de copies de sécurité conservées à l’interne ou à l’externe
- Rubans et cassettes vidéo et sonores
- Collections de cédéroms, de dévédés et bientôt de Blu-rays
- Peut-être encore sur des disquettes, disques ZIP...
- Bientôt dans des unités de lecture de papier électronique (e-paper, e-book)
- Bientôt dans des mémoires holographiques
- Serveurs WEB, d’intranet et d’extranet
- iPod
- Sans oublier les meubles de rangement des microformes (microfiches, cartes à fenêtre, microfilm en rouleau)
Alors, dans l’ensemble de tous les documents tant en format papier que technologiques, dites-moi comment s’y retrouver? Au Québec, on dirait qu’ « une chatte n’y retrouverait pas ses petits ». Comment protéger ce qui est essentiel à la reprise des activités à la suite d’un sinistre, protéger les informations stratégiques et confidentielles ainsi que les renseignements personnels? Et comment s’assurer de ne conserver que ce qui est utile d’un point de vue administratif, financier ou légal ou archivistique, historique ou patrimonial sans un système organisationnel de gestion intégrée des documents? Et comment s’assurer de détruire ce qui doit être effectivement détruit?
Suite au billet 95.
Michel Roberge
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