20 mai 2009

116 – Quelques problèmes liés à une gestion documentaire déficiente – 1. Aspects système et humains


Je soumets à votre réflexion un certain nombre de problèmes relevés dans quelques appels d’offres (marchés publics) québécois quant à l’absence de normes, d’outils et de procédure de gestion des documents dans une organisation. Cette première liste concerne des aspects systémiques et humains.


Aspects système :
- Absence d’outils de gestion documentaire (schéma de classification, règles de conservation, politiques, normes et procédures) complets, à jour et adaptés aux besoins de l’organisation
- Absence de normes et de procédures pour la dénomination des répertoires et des fichiers informatiques
- Absence de normes et de procédures pour la création et la gestion des courriels et des pièces jointes
- Absence de liens entre des documents et les dossiers en format papier et les documents technologiques
- Difficulté d’identifier l’unité administrative responsable de certains documents et de certains documents à la suite de modifications apportées dans les structures de l’organisation
- Systèmes multiples de classification propres à chaque unité administrative ou à chaque individu avec impossibilité d’appliquer des règles de conservation organisationnelles

Aspects humains :
- Manque de personnel pour soutenir le déploiement et la tenue à jour du système de gestion documentaire
- Manque de rigueur dans l’identification, le classement et la conservation des documents et des dossiers tant en format papier que technologiques

Michel Roberge

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