Je complète cette réflexion amorcée dans le billet précédent sur un quelques problèmes recensés dans des appels d’offres (marchés publics) québécois en l’absence de système de gestion documentaire dans une organisation : ceux relatifs aux processus d’affaires.
- Repérage ardu des documents et des dossiers à l’échelle de l’organisation et perte de temps à chercher
- Accès difficile aux documents et aux dossiers conservés par chaque membre du personnel et à s’y retrouver dans les logiques individuelles d’organisation des unités documentaires
- Erreurs dans l’association d’une règle de conservation à un document ou à un dossier avec pour conséquence l’entreposage d’unités documentaires qui devraient être détruits ou une conservation trop courte ou trop longue, ou encore un sort final inadéquat
- Difficulté pour obtenir les autorisations de destruction ou de versement dans les archives des documents et des dossiers devenus inactifs
- Autorisations arbitraires de destruction ou de versement dans les archives des documents et des dossiers devenus inactifs
- Perte de documents et de dossiers semi-actifs en circulation qui ne sont pas retournés dans les sites d’entreposage
- Présence de copies multiples de fichiers et de répertoires informatiques sur les postes individuels et sur les serveurs
- Espace requis pour la conservation des documents et des dossiers en format papier ou technologiques
- Accumulation de documents et de dossiers dans les espaces de bureaux ou dans les locaux d’entreposage
- Accumulation de fichiers informatiques et de courriels sur les postes de travail individuels ou sur les serveurs des réseaux locaux
- Organisation personnelle et individuelle des fichiers et des répertoires informatiques souvent identifiés au nom d’une personne plutôt à celui d’une activité thématique
- Impossibilité d’identifier les exemplaires principaux par rapport aux exemplaires secondaires de documents et de dossiers
Michel Roberge
- Repérage ardu des documents et des dossiers à l’échelle de l’organisation et perte de temps à chercher
- Accès difficile aux documents et aux dossiers conservés par chaque membre du personnel et à s’y retrouver dans les logiques individuelles d’organisation des unités documentaires
- Erreurs dans l’association d’une règle de conservation à un document ou à un dossier avec pour conséquence l’entreposage d’unités documentaires qui devraient être détruits ou une conservation trop courte ou trop longue, ou encore un sort final inadéquat
- Difficulté pour obtenir les autorisations de destruction ou de versement dans les archives des documents et des dossiers devenus inactifs
- Autorisations arbitraires de destruction ou de versement dans les archives des documents et des dossiers devenus inactifs
- Perte de documents et de dossiers semi-actifs en circulation qui ne sont pas retournés dans les sites d’entreposage
- Présence de copies multiples de fichiers et de répertoires informatiques sur les postes individuels et sur les serveurs
- Espace requis pour la conservation des documents et des dossiers en format papier ou technologiques
- Accumulation de documents et de dossiers dans les espaces de bureaux ou dans les locaux d’entreposage
- Accumulation de fichiers informatiques et de courriels sur les postes de travail individuels ou sur les serveurs des réseaux locaux
- Organisation personnelle et individuelle des fichiers et des répertoires informatiques souvent identifiés au nom d’une personne plutôt à celui d’une activité thématique
- Impossibilité d’identifier les exemplaires principaux par rapport aux exemplaires secondaires de documents et de dossiers
Michel Roberge
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