L’Association for Records Managers and Administrators (ARMA International) énonce dans un document intitulé Generally Accepted Recordkeepind Principles (GARP) huit principes fondamentaux associés à un système performant pour la gestion des documents en format papier ou technologiques d’une organisation.
En préambule, ce texte, qui s’appuie entre autres sur la norme ISO 15489 - Records Management, affirme que les documents et les dossiers sont inextricablement liés aux activités de tout organisme et que c’est grâce à sa mémoire informationnelle enregistrée dans un système pérenne que celui-ci est en mesure de s’appuyer sur les décisions et les actions prises dans le passé et de planifier celles à venir. De plus, les documents et les dossiers d’une organisation sont décrits comme une ressource clé pour dans son fonctionnement et l’atteinte de ses objectifs. Il est alors impératif qu’ils soient créés, organisés, sécurisés, tenus à jour et utilisés de façon à documenter les actions quotidiennes y compris leur planification, l’aide à la décision et le respect de l’environnement légal, réglementaire et normatif.
Un organisme public ou une organisation du secteur privé doit donc s’assurer que son système de gestion documentaire s’appuie sur les principes suivants :
La responsabilité - Le système doit être sous la responsabilité directe d’un membre de la haute direction qui doit s’assurer de l’adoption et de l’application des politiques et des procédures et de l’évaluation régulière (audit) des performances du système. Par délégation, la gestion du système doit être déléguée aux personnes spécialement désignées dans l’organisation.
L'intégrité - Le système doit offrir une garantie raisonnable et appropriée quant à l'authenticité et la fiabilité des documents qu’il prend en charge.
La protection - Le système doit assurer la protection des renseignements personnels, de l’information confidentielle, privilégiée, secrète et des documents essentiels à la poursuite des activités à la suite d’un sinistre.
La conformité - Le système doit se conformer aux lois et aux règlements applicables, aux exigences des autorités administratives ou archivistiques ainsi qu’aux politiques internes de l’organisation.
La disponibilité - Une organisation doit gérer ses documents et ses dossiers de façon à assurer leur accès dans les délais requis pour leur consultation et leur utilisation.
Le cycle de vie - Une organisation doit conserver ses documents et ses dossiers selon une durée de conservation et un sort final appropriés en tenant compte des exigences légales, réglementaires, fiscales, administratives ou de leur valeur archivistique, historique ou patrimoniale.
La disposition - Une organisation doit s’assurer de détruire de façon sécuritaire les documents et les dossiers devenus inutiles dans le respect absolu des lois et de ses politiques internes.
La transparence - Les caractéristiques et les processus d’un système de gestion des documents d’une organisation doivent être documentés dans de façon compréhensible. Les politiques, les normes, les directives et les procédures doivent être accessibles pour tous les membres du personnel et toute autre personne intéressée.
Je vous invite à poursuivre votre réflexion en consultant le document original publié sur le site Web de l’ARMA.
Michel Roberge
En préambule, ce texte, qui s’appuie entre autres sur la norme ISO 15489 - Records Management, affirme que les documents et les dossiers sont inextricablement liés aux activités de tout organisme et que c’est grâce à sa mémoire informationnelle enregistrée dans un système pérenne que celui-ci est en mesure de s’appuyer sur les décisions et les actions prises dans le passé et de planifier celles à venir. De plus, les documents et les dossiers d’une organisation sont décrits comme une ressource clé pour dans son fonctionnement et l’atteinte de ses objectifs. Il est alors impératif qu’ils soient créés, organisés, sécurisés, tenus à jour et utilisés de façon à documenter les actions quotidiennes y compris leur planification, l’aide à la décision et le respect de l’environnement légal, réglementaire et normatif.
Un organisme public ou une organisation du secteur privé doit donc s’assurer que son système de gestion documentaire s’appuie sur les principes suivants :
La responsabilité - Le système doit être sous la responsabilité directe d’un membre de la haute direction qui doit s’assurer de l’adoption et de l’application des politiques et des procédures et de l’évaluation régulière (audit) des performances du système. Par délégation, la gestion du système doit être déléguée aux personnes spécialement désignées dans l’organisation.
L'intégrité - Le système doit offrir une garantie raisonnable et appropriée quant à l'authenticité et la fiabilité des documents qu’il prend en charge.
La protection - Le système doit assurer la protection des renseignements personnels, de l’information confidentielle, privilégiée, secrète et des documents essentiels à la poursuite des activités à la suite d’un sinistre.
La conformité - Le système doit se conformer aux lois et aux règlements applicables, aux exigences des autorités administratives ou archivistiques ainsi qu’aux politiques internes de l’organisation.
La disponibilité - Une organisation doit gérer ses documents et ses dossiers de façon à assurer leur accès dans les délais requis pour leur consultation et leur utilisation.
Le cycle de vie - Une organisation doit conserver ses documents et ses dossiers selon une durée de conservation et un sort final appropriés en tenant compte des exigences légales, réglementaires, fiscales, administratives ou de leur valeur archivistique, historique ou patrimoniale.
La disposition - Une organisation doit s’assurer de détruire de façon sécuritaire les documents et les dossiers devenus inutiles dans le respect absolu des lois et de ses politiques internes.
La transparence - Les caractéristiques et les processus d’un système de gestion des documents d’une organisation doivent être documentés dans de façon compréhensible. Les politiques, les normes, les directives et les procédures doivent être accessibles pour tous les membres du personnel et toute autre personne intéressée.
Je vous invite à poursuivre votre réflexion en consultant le document original publié sur le site Web de l’ARMA.
Michel Roberge
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