Le 8 octobre 2009, à l’occasion de l’inauguration de ses nouveaux locaux de conservation des documents d’archives gouvernementales, Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) lançait une « nouvelle » publication : Orientations pour la gestion documentaire des courriels au gouvernement du Québec (datée de janvier 2009)
Ce document normatif de 19 pages présente un certain nombre de principes généraux. Il fournit quelques paramètres afin de départager les courriels importants « à valeur administrative, juridique, financière ou historique » des courriels « à valeur éphémère » ou « sans valeur ». À mon point de vue et à la suite d’échanges avec un grand nombre d’intervenants en gestion documentaire, ce tri demeurera toujours très subjectif dans l’esprit de toute personne qui doit identifier et mettre en valeur les courriels vraiment utiles parmi les quantités impressionnantes d’éléments reçus et expédiés.
Une section du guide de BAnQ est aussi consacrée à la gestion même des courriels importants, soit avec ou sans un système de gestion intégrée des documents. Encore là, les principes énoncés sont plutôt sommaires. Suivent des recommandations sur le partage des responsabilités de gestion entre l’autorité de l’organisation, les utilisateurs, la personne responsable de la gestion documentaire, les gestionnaires des unités administratives et la personne responsable des TI.
Le tout est complété par trois annexes dont l’une porte sur des propositions transitoires pour gérer les courriels et réduire l’espace qu’ils occupent, une autre sur l’encadre juridique et réglementaire de leur gestion et une dernière qui fait référence aux quelques directives, lois, règlement et documents normatifs du gouvernement du Québec.
Somme toute, un document qui confirme de bonnes pratiques déjà énoncées dans d’autres documents accessibles sur le Web, mais adaptées à la réalité gouvernementale québécoise.
Michel Roberge
Ce document normatif de 19 pages présente un certain nombre de principes généraux. Il fournit quelques paramètres afin de départager les courriels importants « à valeur administrative, juridique, financière ou historique » des courriels « à valeur éphémère » ou « sans valeur ». À mon point de vue et à la suite d’échanges avec un grand nombre d’intervenants en gestion documentaire, ce tri demeurera toujours très subjectif dans l’esprit de toute personne qui doit identifier et mettre en valeur les courriels vraiment utiles parmi les quantités impressionnantes d’éléments reçus et expédiés.
Une section du guide de BAnQ est aussi consacrée à la gestion même des courriels importants, soit avec ou sans un système de gestion intégrée des documents. Encore là, les principes énoncés sont plutôt sommaires. Suivent des recommandations sur le partage des responsabilités de gestion entre l’autorité de l’organisation, les utilisateurs, la personne responsable de la gestion documentaire, les gestionnaires des unités administratives et la personne responsable des TI.
Le tout est complété par trois annexes dont l’une porte sur des propositions transitoires pour gérer les courriels et réduire l’espace qu’ils occupent, une autre sur l’encadre juridique et réglementaire de leur gestion et une dernière qui fait référence aux quelques directives, lois, règlement et documents normatifs du gouvernement du Québec.
Somme toute, un document qui confirme de bonnes pratiques déjà énoncées dans d’autres documents accessibles sur le Web, mais adaptées à la réalité gouvernementale québécoise.
Michel Roberge
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