287 – Les 25 ans de La classification universelle des documents administratifs (CUDAD)

Entre 1975 et 1977, après deux années au Service des archives de l’Université Laval consacrées au déploiement du Cadre de classement documents de l’institution dont la forme intrinsèque ne facilitait pas son application, j’ai accepté un nouveau défi en tant que jeune praticien du métier encore peu expérimenté : concevoir et développer pour le compte du ministère québécois des Richesses naturelles, un schéma de classification hiérarchique pour l’ensemble des séries documentaires de l’organisme.

Dans un cours à la fin de mes études de premier cycle à l’Université Laval, on nous avait enseigné la démarche à suivre, la seule façon de faire envisagée à l’époque : réaliser un inventaire exhaustif des documents et des dossiers conservés dans l’ensemble des classeurs d’une organisation au moyen de plans de localisation et de formulaires pour la collecte des données devant permettre d’établir l’arborescence logique de classification et de classement. Aussi, pendant près de neuf mois, deux techniciens et moi-même avons colligé sur des milliers de fiches les données descriptives de dossiers identifiés librement par leurs créateurs.

Plus le travail progressait, plus il était difficile de tirer des lignes directrices dans une variété presque infinie de dénominations. Lorsqu’un bon matin, le sous-ministre responsable de l’administration m’a convoqué à son bureau pour s’enquérir de l’avancement des travaux, à peine le tiers des dossiers de la gestion des mines avaient été inventoriés. Il restait tout le secteur administratif (gestion administrative, ressources humaines, financières, informationnelles, matérielles, immobilières, communications, affaires juridiques) ainsi que les séries documentaires des deux autres fonctions de mission de l’organisation : la gestion des eaux et la gestion des forêts. Au rythme où se déroulait l’opération, on en avait pour plus d’une année avant de livrer la marchandise. J’ai rapidement compris qu’il y avait quelque chose qui clochait dans la méthodologie et j’anticipais la quasi-impossibilité d’analyser et de conceptualiser autant d’information.

En 1985, près avoir analysé une vingtaine de schémas de classification utilisés dans différentes organisations, un constat émergea : la récurrence des séries documentaires pour l’ensemble du domaine de la gestion interne. D’où l’idée qui m'est venue de produire un modèle « universel » de classification des documents communs à tout type d’organismes tant publics que privés et une première méthodologie de développement : La classification universelle des documents administratifs (CUDAD). Projet ambitieux et non sans lacunes pour le jeune professionnel que j’étais, mais très bien accueilli dans les milieux documentaires, malgré la complexité du format de code de classification suggéré, j’en conviens. Une approche de classification qui introduisait, pour la première fois, les notions de subdivisions récurrentes de subdivisions uniformes, spécifiques et nominatives afin de multiplier la puissance d'application de la pierre d’assise d’un système efficace de gestion documentaire. Une démarche de conception et de développement par modélisation qui, au fil des années, a évolué au grès de l’expertise acquise auprès de centaines d’organisations et qui permet de réduire sensiblement les coûts de mise en place d’un projet de Gestion intégrée des documents (GID) en format papier et technologiques.

Michel Roberge