321 – Peut-on vraiment gérer de l’information?

L’expression « gestion de l’information » est sur toutes les lèvres. Au cours des années 90, avec l’apparition progressive des « nouvelles » technologies de l’information et des communications (NTIC), il est devenu plus « glamour », comme disait Molière, de parler d’information plutôt que de document. En 1992, mon éditeur d’alors, Documentor, m’avait incité à renommer la nouvelle version de mon livre publié initialement en 1983 sous le titre « La gestion des documents administratifs » par « La gestion de l’information administrative », plus vendeur me disait-on. Et je suis tombé dans le piège. Huit ans plus tard, je revenais à « L’essentiel de la gestion documentaire – Système intégré de la gestion des documents analogiques et numériques ». Et je n’y ai pas dérogé depuis la définition toute simple énoncée dans la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information : « information portée par un support ».

Si on utilise bien le sens des mots que l’on emploie, les objets à gérer dans notre métier doivent être composés à la fois d’information et de support (papier, microfilm, support électromagnétique, magnétique, optique, électronique ou logique). Sans support, il n’existe pas de document. Sans information consignée sur un support, il n’existe pas de document. Car l’information en soi n’est pas un objet réel, donc on ne peut pas gérer de l’information. L’Office québécois de la langue française, dans son Grand dictionnaire terminologique, la définit sous différents angles, tous virtuels :

« Indication, précision que l'on donne ou que l'on obtient sur quelqu'un ou sur quelque chose »
« Ensemble de données élémentaires visant l'acquisition de connaissances par un sujet »
« Élément de connaissance concernant un phénomène et qui, pris dans un contexte déterminé, a une signification particulière »
« Somme des connaissances et des expériences [d’une] personne »
« Action de faire connaître ou de transmettre certains renseignements »
« Action de fournir des connaissances à un sujet »
« Action d'informer quelqu'un, un groupe, de le tenir au courant des événements ».

Elle définit aussi le document comme étant de l’ « information portée par un support et susceptible de servir de preuve » et en donne des exemples : « un document papier, une pièce musicale stockée dans un fichier MP3, une facture d'essence sur un bout de papier, un texte sur microfilm, un dessin sur une toile, un plan d'ingénieur sur un support numérique, un contrat en braille ».

De plus, qui dit gestion, découpe généralement cette fonction ou cette activité de gouvernance en quatre étapes : la planification, l’organisation, la direction (ou l’administration) et le contrôle (PODC ou POAC) de ressources (humaines, financières, matérielles et informationnelles) et d’activités de gestion interne ou des domaines d’affaires (activités de mission).

Dans une organisation, on gère des activités administratives en général, des activités de communications, des ressources et des affaires juridiques. On ne gère que des éléments concrets. Quant à l’information, on la recherche, on la consulte, on l’exploite. Mais quand on l’identifie, on la décrit, on l’indexe, on l’enregistre, on la classe, on la reçoit ou on l’expédie, elle doit être fixée sur un support. Et c’est la combinaison information-support que l’on gère et qui peut être concrètement gérée. Gérer le cycle de vie de l’information « brute » est un non-sens. Les paroles sont évanescentes, les documents laissent des traces mémorielles à plus ou moins long terme : certains en permanence. Ce sont eux qui sont et doivent être gérés pour leur valeur administrative, financière, juridique...

C’est pourquoi je crois qu’il faut continuer d’imposer et d’expliquer en des termes simples la notion de « gestion des documents » tant en format papier que technologiques.

Michel Roberge