Un de mes amis m’a transmis, la semaine dernière, cette référence relative à la Vérification du Système global de gestion intégrée des documents – SGGID du ministère des Affaires indiennes et du Nord Canada (AINC)réalisée en décembre 2009. Dans cet audit, comme vous pourrez le constater, les moindres aspects relatifs aux composantes et aux processus de gestion documentaire sont scrutés à la loupe. Ce qui est surtout intéressant dans cet audit ce sont les arguments évoqués pour justifier l’existence d’un tel système dans une organisation :« Le Système global de gestion intégrée des documents (SGGID) est un système de gestion des documents essentiel à la mission d'Affaires indiennes et du Nord Canada (AINC). Afin d'atteindre ses objectifs en matière de gestion de l'information, le Ministère doit utiliser le système uniformément, et l'information devrait être facilement conservée, sécurisée et accessible en faveur des activités opérationnelles et stratégiques. »
Le système devrait appuyer « efficacement les activités et les processus opérationnels de manière uniforme, et l'information [devrait être] générée, conservée et gérée conformément aux politiques et aux normes pertinentes. »
« La gestion de l'information est une composante essentielle de la gestion du savoir. Les systèmes de gestion du savoir devraient permettre d'accroître la productivité, d'améliorer la réceptivité et la compétence sur le plan organisationnel, et de stimuler et d'encourager l'innovation. Les principales préoccupations relatives à la gestion du savoir comprennent la perte de connaissances découlant de changements organisationnels et de départs à la retraite, l'obsolescence de la technologie, les changements de formats et des normes de conservation et d'extraction, et les changements de processus opérationnels. Ces facteurs mettent en lumière l'importance de la gestion du savoir et du SGGID comme solution de gestion de l'information […].
Michel Roberge
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