Le métier que je pratique depuis plus de 35 ans dès son émergence dans les pratiques organisationnelles de gestion documentaire s’est toujours concentré et se concentre encore sur les solutions techniques, essentielles s’il en est : outils de structuration et de gestion du cycle de vie des documents et des dossiers. Il en a même négligé les principes directeurs et les qualités intrinsèques qui doivent en faire des instruments de gestion efficaces et efficients.Depuis quelques années l’attention a été et continue d’être détournée vers les solutions technologiques. J’exagère à peine en affirmant qu’un nombre incroyable de logiciels de toutes sortes sont qualifiés de systèmes de gestion des documents : la panacée miraculeuse! Sans oublier bien sûr les solutions logicielles spécifiquement conçues pour enregistrer et automatiser la gestion des documents et des dossiers d’une organisation, que ceux-ci soient en tout ou en partie format papier ou technologiques.
Or, la composante (si je peux m’exprimer ainsi) la plus importante d’un système de gestion documentaire est sans contredit les utilisateurs des documents. Ceux et celles, généralement néophytes par rapport aux bonnes pratiques, à qui il faut enseigner la manière de gérer leur information portée sur un support au moyen des outils techniques et technologiques mis à leur disposition. Notre rôle consiste surtout à les former, à les accompagner, à les assister afin de leur inculquer à la fois savoir et savoir-faire afin d’accroître leurs compétences dans un domaine d’intervention complémentaire à leurs champs de spécialisation au sein de l’entreprise. Ce mentorat doit nécessairement être complété par des vérifications périodiques de la conformité des pratiques.
Les utilisateurs des documents étant les acteurs principaux d’un système de Gestion intégrée des documents (GID) d’activités, l’essentiel des efforts se doit de reposer sur leur soutien. Investir dans la manière de gérer les documents, la gouvernance documentaire (les activités métier de déploiement et de maintenance), est un gage d’optimisation et de valorisation des investissements en gestion documentaire (les activités métier de conception et de développement).
La loi de Pareto mieux connue sous le nom de la « loi des 80/20 » trouve dans notre métier une autre application signifiante.
Michel Roberge
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