Ce n’est pas tous les jours qu’il est question de gestion du cycle de vie des documents et de l’application des règles de conservation dans les grands quotidiens. Dans un contexte de controverse, on en fait parfois mention.Dans le journal Le Soleil de Québec et dans La Presse de Montréal du 22 juin 2011, dans un article intitulé « La SAQ [Société des alcools du Québec] a englouti 14 M4 dans son site Web » où semble-t-il « une partie de cette somme a été dépensée en pure perte », il est question de « documents détruits » qui empêchent de faire la lumière sur l’utilisation réelle des fonds publics. On y mentionne, entre autres que la SAQ a détruit « en raison de l’application de son calendrier de conservation » plusieurs documents et factures, « notamment ceux de 1996 à 2000 ». Généralement, ce type de documents est conservé de six à sept ans afin de respecter les exigences du Code civil du Québec en matière de transactions financières de ce type (prescriptions légales).
Sans égard au problème soulevé dans cet article, voilà un bel exemple de l’importance des règles de conservation comme instrument pour la protection des droits d’une organisation et la gestion des risques. En toute légalité, en 2011, ces documents ne sont plus disponibles… à moins qu’ils aient été numérisés et qu’ils se cachent sur quelque support technologique sous forme de copies de sécurité non détruites. Qui sait? Il aurait fallu faire une demande d’accès avant 2007.
Michel Roberge
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