463 – Ne pas mettre tous ses œufs dans le même panier

Depuis plusieurs décennies, le métier que je pratique s’est toujours concentré sur l’importance de se concentrer sur les outils techniques (plans de classification et calendriers de conservation) et, plus récemment, sur les solutions logicielles très généralement considérées comme la panacée.

Au Québec, par exemple, on n’a qu’à se rappeler les pressions exercées sur les organismes publics après l’adoption en 1983 de la Loi sur les archives pour établir leurs calendriers de conservation, les forçant ainsi à ne pas considérer les liens naturels qui doivent s’établir entre les rubriques d’un schéma de classification et les règles de gestion du cycle de vie. On peut en dire autant de toute la littérature (ouvrages et articles de périodiques) qui ont profondément marqué la manière de faire. Même de nos jours, de nombreux appels d’offres sur invitation ou publics sont encore influencés par cette vision.

L’expérience démontre qu’en procédant ainsi, les organisations qui ont été malheureusement convaincues par cette approche de la problématique de mise en place d’un système de gestion documentaire ont pour la plupart dû investir la très grande partie de leur budget alloué dans le choix des outils de travail, ne laissant que des miettes pour l’appui à leur déploiement. Or, la mise en place de nouveaux processus de travail, la gestion du changement, est le nerf de la guerre.

Les gestionnaires des unités administratives ont besoin d’être accompagnés et appuyés pour réussir la gestion de leurs documents dans leurs secteurs respectifs. Dans toutes les organisations, les personnes spécialistes de leurs domaines professionnels ou techniques, tout niveau hiérarchique confondu, sont, depuis toujours, les gestionnaires des dossiers de l’organisme pour lequel elles livrent leur prestation de services. Autrefois 100 % en format papier, aujourd'hui 100 % technologiques ou en grand nombre hybrides (en partie en format papier et technologiques).

Et toutes ces personnes ont besoin qu'on leur transmette notre savoir et notre savoir-faire en plus d’être accompagnées et soutenues de façon proactive dans un champ de compétence complémentaire au leur afin de leur permettre d'assumer leurs responsabilités avec efficacité et efficience.

Dans un contexte plus complexe de gestion intégrée des documents (GID) en format papier et technologiques, l’approche moderne de la gouvernance documentaire prend tout son sens : investir dans les efforts humains dans l’utilisation d’outils techniques évidemment de qualité supérieure et de solutions logicielles simples et complètes qui s’intègre harmonieusement au travail quotidien. Il s'agit d'en présenter les tenants et aboutissants à des gestionnaires d'organisations axés sur les résultats pour s'en convaincre.

Donc, avant de mettre tous ses œufs dans le même panier, une organisation devrait, même avant de rechercher des services professionnels, prendre le temps d’établir avec un ou une spécialiste un plan de gouvernance documentaire afin d’établir la répartition optimale des investissements à engager.

Michel Roberge