3 oct. 2011

462 - Tout est dans la manière de faire

Six semaines d’immersion dans un organisme du gouvernement du Québec sans prononcer une seule fois les mots « archiviste », « archivage », « archivistique » et « archives » (si ce n’est que dans la mention du nom « Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) » ni l’expression réductrice « GED »!

Comme quoi, l’arrimage avec les préoccupations et le langage des architectes d’affaires, des gestionnaires (chefs de division ou de services, directeurs et vice-présidents) est un des principaux facteurs de succès du redressement d’un système de gestion intégré des documents (GID) en format papier et technologiques.

Avec des concepts clairement définis et une vision moderne de la gestion documentaire, le message est porteur d’avenir lorsqu’il s’inscrit dans une optique de gouvernance documentaire qui :

• privilégie la transmission des savoirs et des savoir-faire sur des solutions purement techniques et technologiques;

• se concentre sur les utilisateurs des documents, acteurs principaux d’une gouvernance documentaire efficace et efficiente;

• mise sur le développement des compétences en gestion documentaire des utilisateurs de documents;

• cible l’organisation du travail : la manière de gérer les documents quel que soit le support d’information.

Un nouvel univers-métier à propos duquel je vous entretiendrai régulièrement qui transformera radicalement le rôle des spécialistes tant professionnels que techniques en nécessitant l’ajout, à leurs compétences de concepteurs d’outils techniques celles de la relation client en formation, en accompagnement et en soutien des utilisateurs des documents répartis dans l’ensemble de la structure organisationnelle.

Michel Roberge

1 commentaire:

Michaël Parent a dit...

Le titre de ce billet, Tout est dans la manière de faire, en dit beaucoup plus long que l'on pourrait le croire. La gouvernance documentaire ainsi que sa présence dans les organismes publics québécois est une problématique très actuelle. Surtout avec la présence des TI (Technologies de l'information) qui sont privilégiées par des enveloppes budgétaires immenses et qui, par le fait même, sont les décideurs de bien des solutions de GED. Cependant, "tout est dans la manière de faire"! C'est-à-dire, qu'imposer une solution logicielle "miracle" que l'on développe au fur et à mesure sans se soucier des outils déjà en place(plan de classification et calendrier de conservation)sont des facteurs que l'on se doit de repérer en tant qu'intervenants. Les solutions GED ou Gestion électronique des documents, doivent se baser sur les systèmes et les concepts de la gestion des documents. Il faut être très prudent et éviter de mettre la charrue devant les boeufs comme dirait l'autre. De plus, au sein d'un organisme une solution qui vise à créer des centres de collaboration ainsi que des sites de partage devrait réfléter les bonnes pratiques de la gestion documentaire.
Pardonnez mon commentaire quelque peu confus, mais ce sujet me touche professionnellemenent et j'ai très hâte de découvrir vos prochains billets sur le sujet.