Beaucoup trop d’organisations qui souhaitent mettre en place un nouveau système de gestion intégrée des documents (GID) en format papier et technologiques ou redresser une situation qui n’a pas suivi l’évolution des besoins et des obligations légales et réglementaires minimisent l’importante d’un diagnostic :• réfléchir et prendre position sur la portée de la solution systémique à déployer ou à faire évoluer,
• dresser le portrait réaliste de l’état actuel de la situation,
• identifier les cibles à atteindre afin de combler les écarts entre la réalité actuelle et les objectifs à atteindre et
• procéder à l’identification et à l’ordonnancement logique des activités à réaliser pour en évaluer les efforts, les ressources, les délais de réalisation et les investissements requis.
En somme, faire une pause profitable et essentielle et investir dans l’établissement d’un plan détaillé et documenté de gouvernance documentaire afin d’orienter ou réorienter l’organisation dans ses choix stratégiques de gestion de ses documents importants.
« Réfléchir avant d’agir » : une lapalissade pour éviter le pire!
Michel Roberge
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