« Qui fait Quoi, Comment et Avec quoi? »Dans un organisme, pour répondre à cette question, un arrêt sur image s’impose, un passage obligé afin d’évaluer le chemin parcouru (écart entre ce qui est souhaité d’un point de vue organisationnel ou exigé par l’environnement légal et réglementaire) s’il en est, et ce qui se doit d’être fait. On parle alors d’un diagnostic des pratiques de gestion documentaire duquel pourra découler le remède approprié. Un portrait objectif réalisé par un expert neutre qui possède une très vaste expérience dans la conception, le développement et le déploiement d’un très grand nombre de solutions systémiques de gestion des documents.
L’organisation ne doit surtout pas hésiter à s’engager jusqu’à même remettre en cause ses choix d’outils techniques et technologiques dont les caractéristiques ou les fonctionnalisés ne permettent plus de répondre à ses besoins actuels. On comprendra que la démarche de gouvernance documentaire qui en résultera devra inclure une fonction « maintenance » des outils et des pratiques afin d’en assurer la pérennité et l’adéquation avec l’évolution de l’environnement organisationnel, technologique, légal et réglementaire.
À suivre – L’ordonnancement logique de l’énoncé de la question.
Michel Roberge
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