480 - Gouvernance documentaire 101 - Leçon numéro 5

Concentrer ses efforts sur les utilisateurs des documents : 2. l’ensemble du personnel

L’ensemble du personnel d’une organisation, les acteurs principaux des outils techniques et technologiques de gestion intégrée des documents (GID) en format papier et technologiques, doit aussi développer des compétences en gestion documentaire. On doit leur transmettre la partie de savoir et de savoir-faire qui leur est requise pour qu’ils contribuent au processus de gestion des documents, particulièrement en ce qui a trait à la prise en charge de l’enregistrement des documents technologiques qu’ils produisent, qu’ils reçoivent ou qu’ils expédient. Ils doivent être considérés comme les véritables gestionnaires des documents organisationnels. Pour les documents en format papier, la formule des postes de classement sectoriels demeure l’option la plus porteuse de succès à la condition que les personnes qui en sont responsables développent aussi les compétences requises à leur gestion intégrée avec les composantes technologiques qui complètent les dossiers physiques dits hybrides.

Une gestion du changement qui mobilise les ressources humaines et qui valorise la fonction gestion documentaire : transfert de connaissance, assistance pour le démarrage du déploiement de la solution systémique et du système informatique, accompagnement sur le « comment faire », soutien et suivi proactif de la mise en application des règles de gestion, audits de conformité avec recommandations sur la manière d’améliorer les performances et optimiser les investissements initiaux… Sans oublier, bien sûr, l’intégration rapide de tout nouveau personnel afin d’assurer la continuité et la conformité du système de gestion de la mémoire organisationnelle.

Cet effort majeur d’appui à l’ensemble des utilisateurs des documents est exigeant. Exigeant une bonne dose de psychologie humaine pour les professionnels et les techniciens du métier qui doivent désormais se définir à 80 % comme des accompagnateurs dans l’action (20 % comme développeurs d’outils techniques). Exigeant aussi pour l’organisation qui doit réserver une grande part de ses investissements initiaux et récurrents afin de pérenniser l’ensemble des processus de gouvernance de ses documents.

À suivre : Une responsabilité à officialiser dans les descriptions de tâches et dans les attentes signifiées du personnel

Michel Roberge