483 - Gouvernance documentaire 101 - Leçon numéro 6

Une responsabilité à officialiser dans les descriptions de tâches et dans les attentes signifiées du personnel

La responsabilisation de la gestion tangible des documents pour l’ensemble du personnel d’une organisation, tout niveau d’emploi confondu, passe assurément par l’ajout dans les descriptions de fonctions, dans les descriptions individuelles des tâches et dans les objectifs annuels (attentes signifiées). Une collaboration étroite avec l’unité administrative responsable de la gestion des ressources humaines en lien direct avec les gestionnaires de chaque groupe de travail s’impose.

Pour tous les gestionnaires, les tâches ajoutées à celles qui leur incombent déjà devraient s’articuler, entre autres, autour de la mise en place des conditions favorisant la prise en charge au quotidien de la gestion des documents tant en format papier que technologiques par chaque membre de l’équipe. Et ce, avec l’appui et le soutien de professionnels,les du métier. Une obligation de résultats sectoriels devrait faire partie de leur évaluation annuelle.

Pour les membres de chaque équipe sectorielle, des tâches précises et récurrentes relatives à l’enregistrement, au classement et à la gestion du cycle de vie de tous les documents créés, reçus ou expédiés en lien avec les activités qu’ils réalisent en conformité avec les exigences du système organisationnel de gestion intégrée des documents (GID). Ils doivent pouvoir compter sur l’appui de leurs gestionnaires et sur le soutien et l’accompagnement de ressources professionnelles ou techniques du métier.

Cette incrustation des fonctions de gestion documentaire d’une organisation dans les tâches quotidiennes, en parallèle aux activités métier de chaque employé ne peut évidemment se faire sans la volonté affirmée du ou des dirigeants.

À suivre : L’image de marque de l’unité administrative responsable du système de GID

Michel Roberge