489 – Gouvernance documentaire 101 – Leçon numéro 8

Privilégier avant tout un projet administratif

La pensée magique consiste à croire et à laisser croire que l’acquisition et l’intégration d’une solution technologique vont régler tous les problèmes de gestion des documents d’une organisation. Et le mot GED (gestion électronique des documents) est sur toutes les lèvres, outil par excellence de « dématérialisation » documentaire (expression ridicule s’il en est une). Comme si la technologie était une panacée. Et pourtant, combien d’histoires d’horreur non avouées ont été et sont encore vécues par certaines organisations.

Il y a 37 ans, lorsque j’ai débuté dans le métier, quelqu’un m’avait sensibilisé au fait qu’en informatique, un principe prévalait : « Garbage In, Garbage Out ». En 2011, ce postulat tient toujours. À quoi sert en effet un contenant technologique si attrayant soit-il si le contenu et les processus de son exploitation ne sont pas structurés, si les utilisateurs ne font pas partie de la solution?

Car une démarche de conception, de développement, de déploiement et de maintenance d’une solution systémique de gestion intégrée des documents (GID) d’activité en format papier et technologiques est avant tout un projet administratif. Un projet qui s’appuie évidemment sur des ressources technologiques, mais aussi sur des ressources humaines, financières et matérielles. Mais un projet complexe, s’il en est un, qui découle d’un engagement administratif des décideurs et des gestionnaires, une décision de gestion prise à la lumière des réponses apportées aux questions suivantes : à partir d’un diagnostic objectif, que faut-il faire pour se conformer aux exigences légales et aux bonnes pratiques, qui doit le faire, comment le faire et, finalement, avec quoi ? Et ce, afin de répondre adéquatement aux besoins organisationnels, sectoriels et même individuels d’exploitabilité des documents pour l’accomplissement de la mission ou pour la gestion interne de l’organisme. D’où la nécessité d’établir un plan de gouvernance documentaire avant de passer à l’action.

À suivre : Le plan de gouvernance documentaire

Michel Roberge