La transmission des savoirs et des savoir-faireDans un plan de gouvernance documentaire, l’acquisition de compétences dans la gestion des documents en format papier et technologiques des utilisateurs des documents est cruciale pour assurer la pérennité du système mis en place. La transmission des connaissances fondamentales et surtout de la manière de les mettre à profit sont un gage de succès. Avant et pendant le déploiement initial des outils techniques (schéma de classification et règles de conservation) et technologiques (solutions logicielles) pour l’identification, l’enregistrement et la gestion du cycle de vie des unités documentaires. Mais aussi (et surtout) par la suite afin d’assurer un soutien proactif des utilisateurs du système et d’intégrer les nouveaux personnels.
Il est donc essentiel de planifier, en début de projet, la sensibilisation initiale de l’ensemble des ressources humaines (tous niveaux d’emplois confondus) de l’organisation, d’établir un plan de communication continue, d’élaborer des syllabus de formation qui tiennent compte des rôles respectifs dans l’utilisation du système (personnes qui alimentent le système vs celles qui qu’exploitent). Des audits ponctuels doivent permettre d’évaluer les résultats obtenus dans les différentes opérations de transmission des savoirs et des savoir-faire dans le but d’y apporter les ajustements requis en fonction des besoins exprimés et de l’évolution de l’environnement du système.
Michel Roberge
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