504 - Documents d’activité et archives

D’un point de vue métier, l’année 2011 s’est terminée avec l’abandon de l’expression ridicule « gestion des enregistrements » comme traduction littérale de « Records Management ». La nouvelle norme ISO 30300 officialise désormais les notions distinctes de « documents d’activité » et d’ « archives », position que je défends depuis 1983 :

Document d’activité : « informations [quels que soient le support, la forme ou le format] créées, reçues et préservées comme preuve et actif par une personne physique ou morale dans l’exercice de ses obligations légales ou dans la conduite de son activité. »

Archives : « documents permanents; documents d’activité, conservés en vue d’une utilisation pérenne ». Terme aussi associé entre autres, au lieu où sont conservés les documents d’archives (dépôt d’archives).

Voilà qui est très clair et qui reflète la réalité : les documents d’activités sont les documents actifs (courants) et semi-actifs (semi-courants), voire inactifs (prêts à être détruits après leur vie utile). Les archives, une partie des documents d’activités de conservation permanente en raison de leur valeur archivistique, historique ou patrimoniale. L’objectif d’un système de gestion des documents d’activité étant l’exploitabilité des documents pour la réalisation de la mission et la gestion interne de l’organisation. L’identification et la préservation des archives étant la conséquence de la systématisation de la gestion du cycle de vie des documents d’activité. Deux objets de gestion : deux métiers.

La boucle est bouclée : la profession revient aux sources du Records Management et de l’Archives Management états-uniens pratiqués au Québec depuis la fin des années 60. Une vision internationale porteuse d’avenir pour la promotion de nos services professionnels.

Michel Roberge