En soi, l’infonuagique (le mode « cloud computing », comme disait Molière) ne règle pas la gestion des documents d’activité dans une organisation. Une désorganisation structurelle des fichiers informatiques dans les nuages du Web demeure un capharnaüm organisationnel, comme c’est souvent le cas sur les serveurs internes : absence de normalisation des identifiants de dossiers et de règles pour la gestion du cycle de vie des documents technologiques.Si une organisation décide de stocker et de sécuriser ses actifs informationnels numériques chez des tiers hébergeurs, elle a avantage tant pour l’exploitabilité de ses documents que pour des raisons économiques d’entreposage de se doter de règles de gouvernance documentaire efficace et efficiente. Elle pourra intégrer ses choix de lieu de conservation de ses documents dans sa politique de gestion documentaire, établir ou sélectionner une arborescence de classification pour structurer et nommer ses répertoires et y associer les règles de conservation (durée de conservation utile et sort final – à détruire ou à conserver comme document d’archives) et à enregistrer le tout dans une solution logicielle de gestion intégrée des documents (GID). Et surtout, prendre les moyens pour que les utilisateurs des documents (l’ensemble du personnel, tout niveau hiérarchique confondu) acquièrent les compétences pour appliquer et respecter les processus de gouvernance des documents par l’acquisition des savoirs et des savoir-faire et par les mesures d’accompagnement et de soutien apporté par des spécialistes du métier de la GID.
Toujours se rappeler que le succès des projets de GID passe par la maîtrise du pourquoi et de la manière de faire, la solution technologique étant un outil incontournable pour mettre en application ce savoir.
Michel Roberge
Aucun commentaire:
Publier un commentaire