521 - Logiciel, savoirs, savoir-faire libres (1)

Se remettre en question

Dans un contexte de gouvernance documentaire qui place les utilisateurs au cœur d’un système de gestion intégrée des documents (GID) en format papier et technologiques, les solutions d’affaires libres (non-propriétaires) constituent l’une des clés maîtresses. D’un point de vue du métier, considérant les moyens puissants offerts maintenant par la technologie et sur la base des expériences vécues auprès de centaines d’organisations, les pratiques traditionnelles de conception, de développement, de déploiement, de maintenance et d’évolution des systèmes de gestion documentaire sont, à mon avis, à repenser. Quatre pistes de réflexion (vous en avez certainement d’autres pour l’enrichir) :

· se redéfinir comme praticien (justification et rôle des intervenants professionnels et techniques du métier vs les utilisateurs des documents;

· envisager le partage des connaissances acquises (succès et échecs) au cours des dernières décennies;

· procéder à la définition d’un nouveau modèle d’affaires pour la mise en place des solutions de qualité supérieure (outils techniques et technologiques) en investissant la majorité des efforts et des budgets dans la transmission des savoirs, du savoir-faire, de l’accompagnement et du soutien de l’ensemble du personnel des organisations véritables gestionnaires des documents d’activité;

· identifier les alternatives d’efficience face à une démarche généralisée qui oblige les organisations à gaspiller des ressources souvent limitées en répétant ce qui a déjà été fait ailleurs avec des ressources équivalentes.

En somme, il faut se remettre en question pour sortir des ornières imposées à une époque maintenant révolue.

Lorsque j’ai débuté dans le métier, on m’avait inculqué que chaque organisme était unique. Aussi, mes interventions à titre d'archiviste ou de conseiller en « Records Management », comme on disait à l’époque, se devaient respecter la spécificité de chacun d’entre eux. Autrement dit, après avoir conçu et développé les outils de gestion documentaire pour une première organisation, il fallait refaire exactement le même exercice dans une autre en reproduisant les mêmes activités sans tenir compte des éléments comparables, et ainsi de suite… On pourrait résumer par « réinventer la roue ou les boutons à quatre trous ». Avec le recul, j’ai comme l’impression que ce modus operandi qui caractérise encore de nos jours la profession avait, entre autres, pour objectif d’assurer la survie de ses adhérents. Je me demande même si quelqu’un de très influent dans le métier au Québec ne m’en a pas déjà fait mention.

Mais à force de répéter les mêmes gestes pour obtenir des résultats très comparables, admettez avec mois qu’il y a de quoi s’interroger sérieusement. Et à mon avis, on part de loin : depuis des décennies, les nouveaux intervenants formés dans nos collèges et nos universités arrivent sur le marché du travail avec le même modèle en tête. Et si on laisse porter, ce n’est pas demain la veille que l’on verra commencer à poindre une alternative sérieuse à cet état de fait.

Prochain volet : Les coûts de la récurrence

Michel Roberge