Les coûts de la récurrenceQuant on s’arrête et qu’en rétrospective on prend le temps de s’interroger sur nos actions menées à partir d’un modèle d’affaires devenu avec le temps quasi imperméable à la remise en cause, le constat est parfois troublant. C’est ce qui m’est arrivé avec mon équipe de direction au cours des six premiers mois de l’année 2011. Mon entreprise, à l’image de l’offre traditionnelle de services professionnels et techniques en gestion documentaire, se confortait en maintenant le même cap depuis 25 ans.
Et tout naturellement, certaines questions fondamentales ont ébranlé les colonnes du temple. Par exemple : est-ce acceptable qu’une organisation consacre plusieurs dizaines de milliers de dollars dans l’établissement d’un schéma de classification dont près de 80 % des rubriques sont déjà connues : celles de la gestion interne (fonctions de gestion administrative, gestion des ressources humaines, financières, matérielles, informationnelles, gestion des communications et gestion des affaires juridiques)? Réalité facilement vérifiable dans tout type d’organisme public ou de sociétés privées!
Dans la même veine, comment accepter que, dans le secteur public plus particulièrement et, dans les entreprises, pour un très grand nombre de séries documentaires, des milliers de dollars soient dédiés à l’établissement de règles de conservation alors que, là encore, la majorité d’entre elles sont de notoriété publique?
Pas surprenant qu’en affectant une part si importante d’un budget à des activités qui ont pour résultat, en grande partie, de réinventer le bouton à quatre trous, il ne reste que quelques centaines de dollars pour la gestion incontournable du changement (transmission des savoirs et des savoir-faire, accompagnement et soutien des utilisateurs des documents)!
Pire encore si on doit mettre aussi dans la balance l’acquisition d’une solution logicielle et son intégration dans l’environnement organisationnel!
Faisons un calcul simple. Prenons, à titre d’exemple, des groupes d’organismes similaires (municipalités – communautés locales, organismes d’éducation, organismes de santé et de services sociaux…) qui ont, selon leurs champs d’activités des domaines d’affaires similaires et, plus encore, des fonctions de gestion interne tout à fait comparable. Quelle est la somme des dépenses que ces organisations ont dû consacrer pour se doter d’outils de gestion documentaire quasi identiques quant à leur contenu, à première vue différents par la forme et l’énoncé de leurs composantes?
Dans un contexte de solutions d’affaires de type « propriétaire » (schémas de classification et calendriers de conservation dits « spécifiques » à chaque organisation et licences de logiciels d’application), le succès de la mise en place et la pérennité des systèmes de gestion documentaire est souvent mitigé. Force est de constater que les utilisateurs des documents, les vrais gestionnaires de documents, sont laissés à eux-mêmes faute de moyens financiers pour les appuyer. Et si les résultats ne sont pas au rendez-vous, quelles causes seront généralement évoquées? Les outils de travail.
Il est évident que la récurrence des actions dans la conception, le développement, le déploiement, la maintenance et l’évolution des systèmes de gestion intégrée des documents (GID) coûte cher aux organisations en quête de « retour sur l’investissement ». Dans bien des cas, le mot « investissement » pourrait malheureusement être remplacé par « dépense »? Et pourtant, il est possible de faire autrement dans un modèle d’affaires qui s’inspire de celui des logiciels libres.
Prochain volet : Prioriser la gestion du changement sur les solutions techniques et technologiques
Michel Roberge
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