606 – Évaluer l’opportunité de la numérisation de documents

Une organisation qui souhaite numériser certaines de ses séries documentaires a intérêt à procéder, au préalable, à une étude de coûts et d’opportunité. Cette analyse doit d’abord mettre en évidence les objectifs à atteindre. Les caractéristiques générales et spécifiques des dossiers et des documents à transférer de support sont à prendre en compte de même que l’évaluation du nombre approximatif d’images à produire (à moins que l’on possède déjà un décompte exact du nombre de documents à traiter, ce qui est rarement le cas).

Numériser des documents est une opération qui est parfois complexe. D’où l’importance d’anticiper les étapes de réalisation et les exigences techniques du projet. À commencer par la préparation matérielle des documents qui, dans nombre de cas, correspondra à près de la moitié des efforts et des coûts. Sans oublier les mesures de contrôle de la quantité et de la qualité des nouvelles images numériques. Selon les caractéristiques des documents et le volume documentaire, les outils de numérisation (matériel et logiciel) à intégrer dans une chaîne de production doivent être identifiés. On prêtera aussi attention au taux de résolution des images, au format de conservation des fichiers, aux supports de stockage (disques des serveurs, dévédés…) sans oublier le poids éventuel des fichiers et, conséquemment, l’espace disque requis.

Les nouveaux documents technologiques doivent aussi être exploitables : les outils d’indexation, de repérage et de gestion documentaires doivent être identifiés à moins qu’ils soient déjà présents dans l’organisation. Leur intégration avec les systèmes de mission et la chaîne de numérisation est plus que souhaitable. Les coûts d’acquisition ou de mise à niveau devront être inclus dans le budget du projet.

Selon les volumes documentaires et l’utilisation faite des dossiers à numériser, différents scénarios de transfert de support peuvent alors être envisagés : tout numériser ou numérisation sélective. Les efforts (jours/personne) et les coûts anticipés (réalisation à l’interne ou à l’externe) de chaque scénario peuvent alors être comparés et mis en balance avec ceux qui découleraient de la décision de ne pas procéder à leur numérisation. Le tout pour une précision organisationnelle. Parfois, compte tenu, entre autres,  de leur durée de vie utile, il en coûte moins cher d’entreposer les documents chez un prestataire de services que de procéder à leur numérisation.

De plus, tout projet de transfert de support devrait s’incorporer dans le processus global de gestion intégrée des documents (GID) des documents de l’organisation. D’où la nécessité d’en préciser le contexte de réalisation quant aux exigences de gestion documentaire et au cadre juridique applicable : gestion du cycle de vie, intégrité et valeur probatoire des images numériques, documentation du processus, conditions de destruction des documents sources (papier), protection, s’il y a lieu, des renseignements personnels et confidentiels…

Enfin, l’étude d’opportunité pourra être complétée par une évaluation des impacts sur les processus actuels de gestion des dossiers visés par le projet et aborder la question de la gestion du changement à anticiper.

Michel Roberge