609 – Restructurations ministérielles et impacts sur la gestion documentaire

Le 4 septembre dernier, les Québécois se sont dotés d’un nouveau gouvernement. Changement de parti au pouvoir, nouvelles orientations politiques, nouveaux objectifs et, comme cela se produit depuis des décennies, nouvelles structures administratives. Pour réaliser son programme, la nouvelle première ministre et son comité de transition ont donc procédé à un certain nombre d’ajustements structurels : fusion de certains ministères, passage de certaines responsabilités d’un ministère vers un autre, abolition d’entités ministérielles, création de nouvelles… D’un point de vue politique, le geste est légitime. En ce qui a trait à la gestion documentaire gouvernementale, l’impact est parfois majeur.

En effet, au Québec, comme probablement dans bien d’autres pays, chaque ministère a conçu et développé, parfois à très grands frais, son propre système de gestion des documents d’activité. La consultation des différents schémas de classification diffusés sur leurs sites Web respectifs illustre bien cette affirmation.

Tout œil averti du métier y constate que pour le domaine de la gestion interne, en appui aux activités de mission, chacune des entités ministérielles a en quelque sorte réinventé la roue : les arborescences classificatoires pour les documents de gestion administrative, de gestion des ressources (humaines, informationnelles, financières, matérielles et immobilières),  des communications et des affaires juridiques sont composées de rubriques équivalentes, identifiées et réparties de manière non comparable. Et pourtant, tous les ministères ont une gestion administrative qui repose sur les mêmes principes, les mêmes règles, normes, directives…

Pour ce qui est des documents de mission, évidemment propres à chaque entité administrative, il n’existe aucune normalisation, aucun principe directeur gouvernemental sur leur structuration.

Avec comme résultat que le 20 septembre, à la suite de l’assermentation et la présentation des nouveaux ministres, il s’ensuivra dans tous les ministères visés par la réorganisation annoncée des ajustements aux outils de gestion documentaire (schémas de classification, calendriers de conservation). Tout un branle-bas de combat au cours des prochains mois pour intégrer non seulement les nouveaux fonctionnaires et officialiser les structures administratives, mais aussi les dossiers et les documents technologiques qui documentent les activités.

L’incompatibilité actuelle des systèmes dits de gestion intégrée des documents (GID) a donc pour conséquence qu’on ne cesse de refaire ce qui a déjà été fait : imaginez les coûts et les efforts humains qu’on pourrait réduire au mini mum si un système gouvernemental de gestion des documents d’activités était établi. Un effort majeur de concertation initial sur un modèle global applicable dans chaque ministère est plus que souhaitable. Caractérisé à la fois par une rigueur et une souplesse structurelle, l’outil gouvernemental de classification et de gestion du cycle de vie des documents n’aurait qu’à être peaufiné et ajusté au gré de l’évolution des gouvernements subséquents.

Dans ce domaine, comme dans bien d’autres, tout est question de volonté d’agir et de souci d’efficience accrue de l’administration gouvernementale qui vivra toujours des ajustements de scrutin en scrutin. En fait, le défi consiste à calquer le système de GID sur les missions des services publics plutôt que sur l’organigramme du gouvernement. Peu importe la responsabilité structurelle de l’activité aujourd’hui ou dans le futur, celle-ci serait préidentifiée et aurait sa place prédéfinie dans l’ensemble du système.  

Il s’agit en somme d’appliquer le même principe que celui proposé lors de la conception et le développement d’un système de GID dans toute organisation autonome : s’appuyer sur les fonctions et les activités génératrices des documents (éléments stables) et non pas sur la structure administrative (élément instable s'il en est un) susceptible d’être modifée au cours de l’évolution de l’organisme.

Michel Roberge