Voici un résumé de la conférence que j'ai présentée devant une quarantaine de membres de la Communauté de pratique en planification de projet de la Section de Montréal du PMI (Project Management Institute), à l’Université du Québec à Montréal.
Après avoir mis en contexte le concept de gestion intégrée des documents (GID) [notion de documents et de dossiers, définition de la GID, lien avec la gestion de projet], cette conférence a permis de caractériser les composantes d’un tel système :
· le schéma de classification en tant qu’outil d’organisation arborescente, de classement et de conservation des documents,
· les règles de conservation pour la planification de la durée de vie utile et du sort final des documents,
· le logiciel de GID, outil d’enregistrement, de gestion des versions, de repérage, de consultation, de partage et de gestion du cycle de vie des documents
· sans oublier les politiques, les normes, les directives et les procédures d’encadrement et de support pour la mise en application, le contrôle et la maintenance des composantes du système.
L’essentiel de l’exposé a porté sur l’intégration d’un système de GID dans la gestion d’un projet dans les processus de travail d’une équipe de projet :
· exemple de structure arborescente,
· intégration des règles de conservation,
· enregistrement des documents pour la création d’un guichet unique d’accès aux documents de projets
· exemple de règles de fonctionnement à respecter
· fonctions d’un système de GID et gestion des modifications/évolutions des documents
En conclusion, j'ai aussi évoqué la la nécessité d’intégrer les règles de gestion documentaire dans le Manuel d’organisation de projet (MOP).
Michel Roberge
2 commentaires:
La gestion de projet est rendue pour certaines compagnies la façon de réaliser leur mission. Nous n'avons qu'à penser aux firmes de consultants (Ingénieurs, Architectes, Avocats, Comptables, etc.).
Il n'y a pas si longtemps, les projets étaient des projets internes comme un agrandissement d'une bâtisse, ou la mise en place d'un nouveau logiciel ou plateforme informatique. À présent, c'est l'essence même de l'existence de ces entreprises qui passe par les projets.
Ceux-ci ont une structure qui comporte autant des documents de gestion que d'exploitation. Les documents sont spécifiques au projet et permettent de un suivi de près afin de réaliser le mandat dans les coûts et les délais déterminés.
Or, certains pièges peuvent se glisser en gérant par projet : l'application du calendrier de conservation peut être difficile, des documents ou procédés se retrouvent dans l'anonymat puisqu'ils sont dans une structure de projet, le contournement des règles et procédures passent inaperçues, etc.
Je n’ai pas eu la chance d’assister à la conférence de Michel et c’est avec regret que j’ai appris trop tard son existence. C’est évident que si elle revient, je vais y être!!
Merci du résumé!
Bonjour,
Merci pour ce résumé. Pouvez-vous recommander quelques logiciels de GID et si possible en OpenSource. Merci d'avance.
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