613 - Conférence PMI Montréal : La GID en planification et gestion de projets

Voici un résumé de la conférence que j'ai présentée devant une quarantaine de membres de la Communauté de pratique en planification de projet de la Section de Montréal du PMI (Project Management Institute), à l’Université du Québec à Montréal.

 

Après avoir mis en contexte le concept de gestion intégrée des documents (GID) [notion de documents et de dossiers, définition de la GID, lien avec la gestion de projet], cette conférence a permis de caractériser les composantes d’un tel système : 

·         le schéma de classification en tant qu’outil d’organisation arborescente, de classement et de conservation des documents,

·         les règles de conservation pour la planification de la durée de vie utile et du sort final des documents,

·         le logiciel de GID, outil d’enregistrement, de gestion des versions, de repérage, de consultation, de partage et de gestion du cycle de vie des documents

·         sans oublier les politiques, les normes, les directives et les procédures d’encadrement et de support pour la mise en application, le contrôle et la maintenance des composantes du système.

L’essentiel de l’exposé a porté sur l’intégration d’un système de GID dans la gestion d’un projet dans les processus de travail d’une équipe de projet :

·         exemple de structure arborescente,

·         intégration des règles de conservation,

·         enregistrement des documents pour la création d’un guichet unique d’accès aux documents  de projets

·         exemple de règles de fonctionnement à respecter

·         fonctions d’un système de GID et gestion des modifications/évolutions des documents

En conclusion, j'ai aussi évoqué la la nécessité d’intégrer les règles de gestion documentaire dans le Manuel d’organisation de projet (MOP).

Michel Roberge

585 – Dix bonnes pratiques pour lancer un projet de document management

J’aime bien les documents synthèses qui suggèrent une démarche et qui s’appuient sur un certain nombre de facteurs de succès dans la mise en place d’un système de gestion des documents d’activité. Il y a différentes manières d’aborder la problématique et on se doit d’être réaliste. Après 38 ans de métier, force est de constater que cette fonction de gestion est probablement celle qui trouve le plus difficilement sa place dans une organisation. Et pourtant, conjointement avec la gestion des ressources humaines, financières et matérielles, la gestion de l’information consignée sur un support (papier ou technologique) est une composante essentielle du management, de l’efficacité et de l’efficience et de la gestion des risques.

Je vous invite à prendre connaissance des 10 recommandations réalistes qu’un collègue belge, Arnaud Hulstaert a publié sur le blogue de Smals Rechearch dont je me permets  de reproduire l’énoncé :

1. Soutien fort de la direction

2. Définition du scope business de l’application
3. Définition du scope informationnel de l’application
4. Identifier les besoins fonctionnels et non fonctionnels
5. Définir les résultats escomptés en terme concret pour le business
6. Positionner le système de gestion documentaire par rapport aux autres applications
7. Définition d’une organisation
8. Rassembler les compétences
9. Découper en sous-projets et définir les priorités
10. Former les intervenants du projet

Michel Roberge

544 – La gestion d'un projet mise en place d'un nouveau système de GID

Dans le cadre du 12ième congrès de l’Association professionnelle des techniciennes et techniciens en documentation du Québec (APTDQ) – Gérer l’information à l’ère numérique – qui se déroulait à Montréal, j’ai participé, le 19 avril 2012, à un atelier sur La gestion d’un projet de gestion intégrée des documents (GID) dans un contexte de gouvernance documentaire. J’y ai présenté l’ensemble des activités relatives à la conception du système, celles concernant son développement, celles en lien avec son déploiement dans l’organisation et enfin, celles qui permettent d’en faire l’évaluation progressive en cours de déploiement et d’en assurer la maintenance à court, moyen et long terme.

Pour la phase concernant la conception du système, il y a été question de la sensibilisation des décideurs, des gestionnaires et du personnel visé, de l’évaluation de la situation et la production d’un plan de gouvernance documentaire débouchant, entre autres, sur une approche conceptuelle et opérationnelle du futur système, sans oublier, évidemment, la mise en place d’un cadre de gestion de projet et l’élaboration d’un plan de gestion du changement et de communication.

Pour l’étape du développement des composantes du système, il a été question de la rédaction de la politique organisationnelle de GID, de l’établissement et de l’adoption d’un schéma organisationnel de classification, de l’établissement et de l’approbation des règles pour la gestion du cycle de vie des documents ainsi que de la rédaction de normes, de directives et de procédures consignées dans un manuel de gestion.

S’en est suivi, en ce qui concerne le déploiement du système, l’énoncé des activités incontournables telles que l’établissement d’une stratégie de déploiement, la production d’un plan et du matériel de formation du personnel, la mise en place de la solution technologique retenue, la formation du personnel, l’application initiale, au besoin, du calendrier de conservation et le traitement effectif des documents et des dossiers devant être intégrés au système tel que défini dans la stratégie de déploiement.

Enfin, pour ce qui est de l’évaluation, de la maintenance et de l’évolution du système, j’ai souligné l’importance des vérifications constantes de conformité tels les audits sectoriels en cours de déploiement avec recommandations de correctifs s’il y a lieu, la production d’un bilan organisationnel de fin de projet et l’identification des mesures afin d’assurer la pérennité du système et la réalisation d’audits périodiques sectoriels et organisationnels.

En conclusion, j’ai insisté sur l’importance d’établir un plan de gouvernance documentaire ayant comme objectif de :

• se concentrer sur les utilisateurs des documents, acteurs principaux d’une gestion documentaire optimisée;

• privilégier la transmission des savoirs et des savoir-faire sur les solutions techniques et technologiques;

• accompagner et soutenir les utilisateurs des documents afin d’accroître leurs compétences dans la gestion de leurs documents.

Michel Roberge