544 – La gestion d'un projet mise en place d'un nouveau système de GID

Dans le cadre du 12ième congrès de l’Association professionnelle des techniciennes et techniciens en documentation du Québec (APTDQ) – Gérer l’information à l’ère numérique – qui se déroulait à Montréal, j’ai participé, le 19 avril 2012, à un atelier sur La gestion d’un projet de gestion intégrée des documents (GID) dans un contexte de gouvernance documentaire. J’y ai présenté l’ensemble des activités relatives à la conception du système, celles concernant son développement, celles en lien avec son déploiement dans l’organisation et enfin, celles qui permettent d’en faire l’évaluation progressive en cours de déploiement et d’en assurer la maintenance à court, moyen et long terme.

Pour la phase concernant la conception du système, il y a été question de la sensibilisation des décideurs, des gestionnaires et du personnel visé, de l’évaluation de la situation et la production d’un plan de gouvernance documentaire débouchant, entre autres, sur une approche conceptuelle et opérationnelle du futur système, sans oublier, évidemment, la mise en place d’un cadre de gestion de projet et l’élaboration d’un plan de gestion du changement et de communication.

Pour l’étape du développement des composantes du système, il a été question de la rédaction de la politique organisationnelle de GID, de l’établissement et de l’adoption d’un schéma organisationnel de classification, de l’établissement et de l’approbation des règles pour la gestion du cycle de vie des documents ainsi que de la rédaction de normes, de directives et de procédures consignées dans un manuel de gestion.

S’en est suivi, en ce qui concerne le déploiement du système, l’énoncé des activités incontournables telles que l’établissement d’une stratégie de déploiement, la production d’un plan et du matériel de formation du personnel, la mise en place de la solution technologique retenue, la formation du personnel, l’application initiale, au besoin, du calendrier de conservation et le traitement effectif des documents et des dossiers devant être intégrés au système tel que défini dans la stratégie de déploiement.

Enfin, pour ce qui est de l’évaluation, de la maintenance et de l’évolution du système, j’ai souligné l’importance des vérifications constantes de conformité tels les audits sectoriels en cours de déploiement avec recommandations de correctifs s’il y a lieu, la production d’un bilan organisationnel de fin de projet et l’identification des mesures afin d’assurer la pérennité du système et la réalisation d’audits périodiques sectoriels et organisationnels.

En conclusion, j’ai insisté sur l’importance d’établir un plan de gouvernance documentaire ayant comme objectif de :

• se concentrer sur les utilisateurs des documents, acteurs principaux d’une gestion documentaire optimisée;

• privilégier la transmission des savoirs et des savoir-faire sur les solutions techniques et technologiques;

• accompagner et soutenir les utilisateurs des documents afin d’accroître leurs compétences dans la gestion de leurs documents.

Michel Roberge