18 oct. 2010

326 – Une image vaut mille mots

Pour boucler la boucle et en guise de synthèse des derniers billets sur le métier et sur la fonction « Records Management », voici un graphique qui permet de catégoriser les documents d’entreprise dans un contexte de gestion des connaissances avec quelques brèves définitions :

Connaissances : information que possède une organisation et savoir, savoir-faire, expertise… de ses ressources humaines.

Information : renseignements qu’une organisation collecte et possède sur une personne, sur un autre organisme, sur un sujet ou sur une activité administrative ou de gouvernance.

Documents : information portée par un support : papier, film, support informatique…

Documents de référence : monographies, livres, publications en séries, dépliants…
Spécialité du métier : bibliothécaires.

Documents administratifs ou de gouvernance (« Records ») : correspond aux documents courants ou actifs pour tous les supports et semi-courants (semi-actifs) pour le papier.
Spécialité du métier : conseillers en gestion des documents administratifs (« Records Managers »).

Gestion interne : documents associés à des dossiers relatifs à des fonctions et des activités de gestion administratives en général, de gestion des communications, des affaires juridiques et des ressources humaines, financières, matérielles, immobilières et informationnelles.

Domaines d’affaires : documents associés à des dossiers relatifs à des fonctions et des activités découlant de la mission de l’organisation.

Archives : portion des documents et des dossiers administratifs devenus inactifs (inutiles à des fins administratives ou de gouvernance) conservés en permanence à cause de leur valeur archivistique, historique ou patrimoniale.
Spécialité du métier : archivistes.

Gestion intégrée des documents (GID) : gestion globale des documents de référence, des documents administratifs ou de gouvernance et des documents d’archives de conservation permanente et format papier et technologiques.

Michel Roberge

5 commentaires:

Romain Dalle a dit...

Merci pour cette synthèse très claire. Il est vrai que la question du "Records Management" n'est pas bien comprise ou maîtrisée dans les organisations, grandes ou petites.

Romain Dalle a dit...

En complément à mon premier commentaire, je constate que vous avez spécifié quie les documents semi-actifs ne visaient que le papier. Pourquoi ne pas intégrér les supports électroniques ? Il est tout à fait possible désormais de mettre en place une infrastructure technologique et applicative capable de gérer de manière différente les documents électroniques actifs et semi-actifs: Application des règles de conservation pertinence, contrôle du coût de stockage électronique et de l'intégrité des documents électroniques, contrôle des accès.

Qu'en pensez-vous ?

Michel Roberge
Conseiller principal
en gestion intégrée des documents (GID)
a dit...

Je suis tout à fait d'accord avec vous lorsque l'organisation possède l'infrastructure pour le faire. Mais de façon générale, les plus petites organisations ne prennent pas en compte l'extraction des fichiers informatiques semi-actifs de leurs serveurs de fichiers.

Geneviève Le Blanc a dit...

Comme quoi quand c'est clair dans sa tête, cela est clair à expliquer ;-)

Juste une interrogation à propos de la précision "spécialité du métier" apportée aux documents de référence et de gouvernance.
Pourquoi cette double précision ? De mon point de vue, les premiers ne relèvent pas forcément d'une bibliothèque (question de volume et de sujets abordés)
Et pourquoi ne pas l'avoir apportée à la GID où là archivistes, bibliothécaires et RM travaillent en osmose ?
Voici les questions que je me pose peut-être à tort.
En tout cas, merci pour tout ce que vous nous apportez par le biais de ce blog.

Michel Roberge
Conseiller principal
en gestion intégrée des documents (GID)
a dit...

En réponse à Geneviève Le Blanc :

Je ne suis pas certain de bien comprendre la question. J'ai ajouté l'expression « de gouvernance » comme synonyme à « documents administratifs » parce qu'elle émerge dans le vocabulaire administratif. Évidemment, la documentation de référence ne fait pas partie des documents « de gouvernance ». Dans ma perception de la GID, documents de référence, documents administratifs (ou de gouvernance) et documents d’archives de conservation permanente sont associés à des spécialités métier qui, comme vous le dite, travaillent en osmose pour rendre accessible l’information portée par un support et conservée dans une organisation.