Connaissances : information que possède une organisation et savoir, savoir-faire, expertise… de ses ressources humaines.
Information : renseignements qu’une organisation collecte et possède sur une personne, sur un autre organisme, sur un sujet ou sur une activité administrative ou de gouvernance.
Documents : information portée par un support : papier, film, support informatique…
Documents de référence : monographies, livres, publications en séries, dépliants…
Spécialité du métier : bibliothécaires.
Documents administratifs ou de gouvernance (« Records ») : correspond aux documents courants ou actifs pour tous les supports et semi-courants (semi-actifs) pour le papier.
Spécialité du métier : conseillers en gestion des documents administratifs (« Records Managers »).
Gestion interne : documents associés à des dossiers relatifs à des fonctions et des activités de gestion administratives en général, de gestion des communications, des affaires juridiques et des ressources humaines, financières, matérielles, immobilières et informationnelles.
Domaines d’affaires : documents associés à des dossiers relatifs à des fonctions et des activités découlant de la mission de l’organisation.
Archives : portion des documents et des dossiers administratifs devenus inactifs (inutiles à des fins administratives ou de gouvernance) conservés en permanence à cause de leur valeur archivistique, historique ou patrimoniale.
Spécialité du métier : archivistes.
Gestion intégrée des documents (GID) : gestion globale des documents de référence, des documents administratifs ou de gouvernance et des documents d’archives de conservation permanente et format papier et technologiques.
Michel Roberge
5 commentaires:
Merci pour cette synthèse très claire. Il est vrai que la question du "Records Management" n'est pas bien comprise ou maîtrisée dans les organisations, grandes ou petites.
En complément à mon premier commentaire, je constate que vous avez spécifié quie les documents semi-actifs ne visaient que le papier. Pourquoi ne pas intégrér les supports électroniques ? Il est tout à fait possible désormais de mettre en place une infrastructure technologique et applicative capable de gérer de manière différente les documents électroniques actifs et semi-actifs: Application des règles de conservation pertinence, contrôle du coût de stockage électronique et de l'intégrité des documents électroniques, contrôle des accès.
Qu'en pensez-vous ?
Expert en gouvernance documentaire a dit...
Je suis tout à fait d'accord avec vous lorsque l'organisation possède l'infrastructure pour le faire. Mais de façon générale, les plus petites organisations ne prennent pas en compte l'extraction des fichiers informatiques semi-actifs de leurs serveurs de fichiers.
Comme quoi quand c'est clair dans sa tête, cela est clair à expliquer ;-)
Juste une interrogation à propos de la précision "spécialité du métier" apportée aux documents de référence et de gouvernance.
Pourquoi cette double précision ? De mon point de vue, les premiers ne relèvent pas forcément d'une bibliothèque (question de volume et de sujets abordés)
Et pourquoi ne pas l'avoir apportée à la GID où là archivistes, bibliothécaires et RM travaillent en osmose ?
Voici les questions que je me pose peut-être à tort.
En tout cas, merci pour tout ce que vous nous apportez par le biais de ce blog.
Expert en gouvernance documentaire a dit...
En réponse à Geneviève Le Blanc :
Je ne suis pas certain de bien comprendre la question. J'ai ajouté l'expression « de gouvernance » comme synonyme à « documents administratifs » parce qu'elle émerge dans le vocabulaire administratif. Évidemment, la documentation de référence ne fait pas partie des documents « de gouvernance ». Dans ma perception de la GID, documents de référence, documents administratifs (ou de gouvernance) et documents d’archives de conservation permanente sont associés à des spécialités métier qui, comme vous le dite, travaillent en osmose pour rendre accessible l’information portée par un support et conservée dans une organisation.
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