617 – Un moteur de recherche dans le contenu dans un contexte de GID : faire le pont entre le passé, le présent et l'avenir

Depuis l’introduction des outils de bureautique dans les organisations et l’utilisation exponentielle des courriels, le personnel de tous les niveaux hiérarchiques des organisations produit, reçoit et sauvegarde une quantité toujours croissante de documents technologiques. Traditionnellement et sur une base individuelle, chaque utilisateur de documents stocke « ses fichiers » dans des arborescences individuelles créées sur des serveurs de fichiers ou des boîtes de courriels en mode partagé ou non, structurées à partir de logiques individuelles sans règles organisationnelles de nommage et de gestion. Chaque intervenant dans l’organisation est généralement en mesure de s’y retrouver. Toutefois, le repérage et la consultation – l’exploitabilité – de ces documents technologiques reposent sur les mémoires individuelles lorsque celles-ci sont présentent dans l’organisation. Et lorsque les personnes quittent l’entreprise… on imaginer le pire.

Les moteurs de recherche dans le contenu des fichiers informatiques, dans les bases de données ou dans les pages Web sont considérés, à juste titre, comme des outils d’exploitation dynamique de l’information qui y est consignée sans égard à son lieu de conservation. Cependant, dans un contexte de la mise en place d’un système de Gestion intégrée des documents (GID) qui prendra en charge, pour l’avenir, tout nouveau document technologique en lien avec le ou les dossiers qu’ils documentent, on peut les intégrer pour assurer une utilisation efficiente des documents résultant d’un passé plus ou moins lointain. En effet, d’un point de vue à la fois humain et économique, il est impensable d’imaginer pouvoir intégrer à un nouveau système de GID les arrérages d’information électronique à la reconstitution des dossiers identifiés et structurés au moyen des nouveaux outils de gestion documentaire (schéma de classification et règles de gestion du cycle de vie des documents). En combinant les deux outils – moteur de recherche et logiciel de GID – dans un portail de collaboration, par exemple, il devient possible de retracer tous les éléments qui constituent les dossiers d’activités (documents récents et document résultant de travaux réalisés dans le passé). Et d'assurer la continuité des affaires, entre autres, lors de départs à la retraite, pour un transfert efficace d’expertise, de savoir et de savoir-faire.

Trouver l’information, la bonne, le plus rapidement possible pour réaliser de manière efficiente les activités au quotidien et éviter d’avoir à recréer des documents déjà existants, perdus dans le magma des serveurs de l’entreprise. Et faire le pont entre le passé (les actifs organisationnels), le présent et l’avenir. Voilà deux objectifs, parmi tant d’autres, qui peuvent être atteints par l’intégration d’un moteur de recherche dans le contenu, à la fois simple d’utilisation et performant. Une des composantes incontournable d’un système global de Gestion intégrée des documents en format papier et technologiques.

Et maintenant, les outils de ce modèle de gestion documentaire (moteur de recherche, logiciel de GID, portail intégré de collaboration) sont entièrement disponibles sous forme de logiciels libres. Une option qui s'inscrit dans une démarche de gouvernance documentaire mettant l'accent sur l'acquisition des savoirs et des savoir-faire, l'accompagnement et le soutien des utilisateurs des documents. Et ça, je suis bien placé pour vous en parler.

Michel Roberge