621 - Prévenir plutôt que réparer les pots cassés

On dit souvent qu’investir dans la prévention contribue à réduire les coûts des services de santé d’une société. Ce qu’on ne met pas souvent en pratique dans les politiques gouvernementales.

Le même principe s’applique également lorsqu’il est question de la gestion des documents d’activité des organismes publics et des organisations du secteur privé. Et souvent, il n’est pas vraiment pris en compte malgré les lois et les bonnes intentions.

Je me rappellerai toujours une visite dans un petit hôtel de ville où la secrétaire-trésorière m’avait fait visiter leurs locaux d’entreposage des documents en format papier qu’ils voulaient libérer afin de récupérer les précieux espaces. Toutes les pièces du sous-sol de l’édifice étaient occupées par des étagères toutes remplies de boîtes de dossiers. À croire que le tout soutenait l’ensemble du bâtiment. Aucun système de gestion documentaire organisationnel depuis les débuts de l’organisme municipal, aucun système de classement logique des dossiers, aucune destruction : toute la mémoire organisationnelle du passé noyée dans un océan d’informations obsolètes.

Pas surprenant qu’une évaluation des coûts pour appliquer les règles de conservation visant à détruire l’inutile et à archiver l’important  fut plutôt mal accueillie par le Conseil municipal. Et la décision fut reportée.

Au cours de ma carrière, j’en ai connu beaucoup d’histoires d’horreur de ce genre qui sont demeurées sans solution pour des raisons de disponibilités et de priorités budgétaires.

Le pire cas, un Centre hospitalier de la région de Montréal qui croulait sous des kilomètres de boîtes de papier accumulées dans les corridors, les sous-sols, les WC, les cuisinettes, les bureaux. Après le dépôt d’un état de situation et d’un plan d’action, la direction générale capitula devant l’ampleur du problème qui, au moment où j’écris ces lignes, s’est empiré. Aux dernières nouvelles, l’établissement était à la recherche d’une solution technologique! Comme si la technologie allait régler un problème de management et de volonté managériale.

Prévenir c’est aussi prendre le taureau par les cornes : établir un plan de gouvernance documentaire et l’appliquer progressivement d’abord au présent pour l’avenir et ensuite au passé pour éviter le pire. Intervenir en amont.

Michel Roberge