Depuis l’introduction de la
bureautique (années 80), l’ensemble du personnel d’une organisation est
progressivement devenu gestionnaire de documents : aujourd’hui, tous créent, reçoivent et expédient au
quotidien des documents et constituent des dossiers. Plus que jamais, les
outils individuels et collectifs sont nécessaires pour partager les
informations de gestion des activités. Plus que jamais, des outils de travail
portables et une infrastructure de communication sont requis pour supporter
cette réalité.
Les processus et les
principes directeurs de gestion doivent aussi suivre cette évolution : une
structuration plus rigoureuse de l’information, des règles de conservations dynamiques
en fonction de l’évolution du contenu des dossiers, le choix de supports et de
format de documents pérennes...
Quant aux fonctions de
gestion documentaire, elles ont déjà commencé à évoluer : principe de gestion
intégrée des documents (GID) en format papier et technologiques, solutions
logicielles avec voûtes documentaires sécurisées selon les caractéristiques de
chaque dossier en lieu et place d’arborescence Windows, intégration des outils
de bureautique et de transfert de support (numérisation), utilisation
d’assistants de classification automatique, exploitation des contenus non
structurés au moyen de moteurs de recherche, intégration des outils de GID dans
des portails de collaboration offrant des fonctions web 2.0 (chat, vidéoconférences,
wikis, blogues, forums de discussion, partage d’agendas, agrégateurs de Flux
RSS, outils de journalisation…)
Une approche de gouvernance
documentaire s’impose : centrer les efforts et les ressources financières
sur la formation, l’accompagnement et le soutien des utilisateurs de documents,
les principaux acteurs d’un système de gestion documentaire. Transmettre les savoirs
et les savoir-faire afin de hausser le niveau de compétence du personnel à gérer
l’information consignée sur tout type de support.
En parallèle, on ne peut qu’espérer
que les programmes de formation prennent aussi le virage afin de rendre
disponible sur le marché des ressources professionnelles et techniques compétentes
et aptes à assurer le succès de la conception, du développement, du déploiement
et de la maintenance de systèmes de GID cohérents, fonctionnels et efficients. Non pas seulement
de simples exécutants, mais aussi et surtout des conseilleurs, des experts, des
formateurs et des accompagnateurs dont le savoir-être leur permet d’œuvrer en parfaite
osmose avec le management de leur organisation.
Michel Roberge
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