12 déc. 2012

649 – Perspectives de gestion des documents d’activité en 2013


Depuis l’introduction de la bureautique (années 80), l’ensemble du personnel d’une organisation est progressivement devenu gestionnaire de documents : aujourd’hui,  tous créent, reçoivent et expédient au quotidien des documents et constituent des dossiers. Plus que jamais, les outils individuels et collectifs sont nécessaires pour partager les informations de gestion des activités. Plus que jamais, des outils de travail portables et une infrastructure de communication sont requis pour supporter cette réalité.

Les processus et les principes directeurs de gestion doivent aussi suivre cette évolution : une structuration plus rigoureuse de l’information, des règles de conservations dynamiques en fonction de l’évolution du contenu des dossiers, le choix de supports et de format de documents pérennes...

Quant aux fonctions de gestion documentaire, elles ont déjà commencé à évoluer : principe de gestion intégrée des documents (GID) en format papier et technologiques, solutions logicielles avec voûtes documentaires sécurisées selon les caractéristiques de chaque dossier en lieu et place d’arborescence Windows, intégration des outils de bureautique et de transfert de support (numérisation), utilisation d’assistants de classification automatique, exploitation des contenus non structurés au moyen de moteurs de recherche, intégration des outils de GID dans des portails de collaboration offrant des fonctions web 2.0 (chat, vidéoconférences, wikis, blogues, forums de discussion, partage d’agendas, agrégateurs de Flux RSS, outils de journalisation…)

Une approche de gouvernance documentaire s’impose : centrer les efforts et les ressources financières sur la formation, l’accompagnement et le soutien des utilisateurs de documents, les principaux acteurs d’un système de gestion documentaire. Transmettre les savoirs et les savoir-faire afin de hausser le niveau de compétence du personnel à gérer l’information consignée sur tout type de support.

En parallèle, on ne peut qu’espérer que les programmes de formation prennent aussi le virage afin de rendre disponible sur le marché des ressources professionnelles et techniques compétentes et aptes à assurer le succès de la conception, du développement, du déploiement et de la maintenance de systèmes de GID cohérents,  fonctionnels et efficients. Non pas seulement de simples exécutants, mais aussi et surtout des conseilleurs, des experts, des formateurs et des accompagnateurs dont le savoir-être leur permet d’œuvrer en parfaite osmose avec le management de leur organisation.

Michel Roberge

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