18 avr. 2013

714 – SharePoint et Records Management (1)


Dernièrement, deux textes publiés sur le blogue Agile Ramblings parJoe Shepley présentent un point de vue que je partage :

You can’t do records management in SharePoint

You can’t do records management in SharePoint (part 2) — but you’re probably not doing it anyway

Une telle affirmation repose, à mon avis, sur une réponse claire à l’interrogation suivante :


·       Qu’est-ce qu’un véritable système de Records Management (gestion intégrée des documents d’activité) ?

Dans son argumentaire, Joe Shepley met surtout l’emphase sur les modalités d’application et les possibilités d’automatisation des règles de conservation (particulièrement la destruction des documents devenus inutiles) des documents technologiques et des informations gérées par des systèmes autonomes (tels les CRM). Mais un système de gestion intégrée des documents d’activité a un champ d’action beaucoup plus large. On pourrait ainsi le définir :

« Solution systémique pérenne de gestion dont les composantes sont intégrées afin de donner, aux personnes accréditées, accès à toute l’information pertinente portée par un support qui documente les activités d’une organisation. » :

·       la prise en charge d’un schéma de classification sans contraintes d'architecture hiérarchique;

·       l’intégration des règles de conservation (gestion du cycle de vie) associées aux rubriques (séries de dossiers) et non aux catégories ou aux types de documents;

·       la capacité de gérer à la fois les documents et les dossiers en format papier (en tout ou en partie - dossiers hybrides) et technologiques;

·       la gestion de l’entreposage des dossiers en format papier devenus semi-actifs;

·       la gestion des versements aux archives des documents (en format papier et technologiques) devenus inactifs et ayant une valeur archivistique, historique ou patrimoniale;

·       et j’en passe…

Il est évident que l’excellente solution logicielle de collaboration SharePoint ne permet pas, sans pirouettes, sans concessions, sans développements informatiques et sans intégration à une autre application spécialisée de prendre en charge naturellement toutes les fonctions d’un véritable système de gestion documentaire. Et là-dessus, je suis en plein accord avec Joe Shepley. À moins que quelqu’un me prouve le contraire comme le font les applications conçues spécifiquement pour la gestion intégrée des documents d’activité (gestion combinée des contenants et des contenus.

L’autre problème (parfois de taille) soulevé par ce spécialiste américain est celui des systèmes informatiques autonomes du marché ou développés à l'interne ou des bases de données dans lesquels sont enregistrées et exploitées des informations de gestion interne ou de mission, qui produisent des extrants autogérés et dont le contenu ne peut être épuré et difficilement versé dans les archives pour une conservation permanente en l’absence de mécanismes de gestion le leur cycle de vie.

D’abord, ces systèmes devraient tous être recensés dans le système de gestion documentaire, ce qui n'est généralement pas le cas. Deuxièmement, il faut, au cas par cas, évaluer la gestion de risque afin d’y intégrer des mécanismes d’épuration de l’information devenue obsolète à des fins de gestion ou de réalisation des activités de mission, sans oublier de préserver celle qui devrait être archivée en permanence. Il s’agit là parfois d’un travail colossal, à mon avis incontournable.

Plusieurs de mes clients sont confrontés avec cette réalité qui ne se règle pas d’un coup de baguette magique. Il faut sensibiliser les éditeurs de produits commerciaux et les développeurs internes de bases de données afin qu’ils incluent des fonctions de gestion du cycle de vie du contenu pris en charge par leurs solutions logicielles. D’ailleurs, je me suis toujours demandé pourquoi les spécialises du Records Management ne sont pas consultés ou impliqués dans les processus de conception et de production des nouvelles versions de ces outils informatiques. Il y aurait là un avantage marqué tant pour les éditeurs, les concepteurs que pour les utilisateurs. Trop souvent, encore aujourd'hui, le milieu informatique donne l’impression de définir les besoins en fonction de leurs objectifs de spécialistes des TI et d’imposer des solutions en écart avec les bonnes pratiques du métier qui se traduisent maintenant dans des normes ISO (15489, 3030X…) !

*   *   *

Dans un de ses billets, Joe Shepley, soulève aussi la question de la gestion réelle des documents technologiques. Personnellement, j'irais plus loin en la reformulant ainsi :

·         Jusqu’à quel point votre organisation gère-t-elle effectivement, réellement, vraiment l’ensemble de ses documents en format papier et technologiques selon les paramètres d’un véritable système de Records Management ?

J’insiste : Répondez honnêtement, sans égard à la technologie utilisée (ce qui n'a rien à voir avec Sharepoint ou toute autre application disponible surle marché), et sans croiser les doigts dans le dos :-).

Pour avoir travaillé avec des centaines d’organisations, j'anticipe votre réponse : l’officielle et celle qu’on découvre quand on gratte un peu sous la couche de vernis. Ça, c’est un autre problème qui n'a rien à voir avec les TI et qui mériterait un billet à lui seul.

Michel Roberge


Aucun commentaire: