En tant que spécialiste métier qui appuie depuis près de quarante ans les organisations dans la gestion intégrée de leurs documents d’activité (GIDA), voici ce que devrait offrir, à mon avis, une solution logicielle qui prend en charge les unités documentaires tant en format papier que technologiques.
1. D’abord, parce que depuis l’accès individuel à les micro-ordinateurs et à la prolifération des documents technologiques (création des versions de fichiers informatiques et création/réception des courriels) l’ensemble du personnel des organisations, tous niveaux hiérarchiques confondus, est devenu « gestionnaire de documents », l’application doit être très conviviale et respecter le principe KISS : Keep It Simple, Stupid.
2. Le logiciel doit être monocoque : il ne doit pas être un amalgame de sous-produits ou de fusion de modules plus ou moins intégré à l’ensemble. De sorte que selon les profils d’utilisateurs, ceux-ci ne se sentent pas perdus dans une jungle de fonctionnalités qui qui leur rendent la vie difficile. Objectif à atteindre : la dolce vita documentaire.
3. La solution doit permettre d’enregistrer un ou plusieurs schémas de classification composés d’un nombre non limité de rubriques et de niveaux de rubriques. Elle doit aussi permettre d’y intégrer un réseau de subdivisions uniformes ou spécifiques pour la constitution de sous-dossiers normalisés. La structure classificatoire devrait permettre la génération normalisée et automatisée des titres de dossiers (affichés à l’écran ou traduits en étiquettes dans le cas des éléments en format papier) pour en faciliter, entre autres, le repérage.
4. La gestion du cycle de vie des documents et des dossiers devrait être prise en charge par l’application à partir d’une intégration fonctionnelle à l’ensemble des rubriques du schéma de classification. L’application des règles de conservation et de destruction aux unités documentaires devraient être entièrement automatisée au moment de leur enregistrement dans le logiciel. En toute transparence sans intervention des utilisateurs des documents.
5. Le système devrait fournir des métadonnées de base (obligatoires, facultatives) dont la majorité d’entre elles devraient être complétées automatiquement lors de l’enregistrement des unités documentaires à partir de profils prédéfinis dans le schéma de classification, dans les règles de conservation et dans les différents paramètres (profils d’utilisateurs, propriétaires d’information, niveaux de sécurité, essentialité de l’information, contenu sensible, modalités d’utilisation… L’utilisateur devrait être sollicité au minimum dans l’enregistrement des métadonnées.
6. Évidemment, la solution logicielle devrait prendre en charge la gestion des dossiers peu importe le support d’information : 100% papier, 100% technologiques ou hybrides (partie papier – partie technologique : fichiers informatiques, courriels, références à des systèmes autonomes). Un seul guichet d’accès pour l’utilisateur : KISS.
7. Un moteur de recherche dans le contenu, des assistants de classification et de catégorisation des éléments à y enregistrer, des fonctionnalités de partage, de workflow, de gestion des versions, d’identification des versions officielles, l’intégration avec les outils bureautiques.
8. Sans oublier des fonctionnalités de gestion documentaire automatisables pour l’application des règles de gestion du cycle de vie des documents tant pour les entités en format papier que technologiques : entreposage des dossiers semi-actifs en format papier, processus d’approbation pour la destruction ou le versement des documents d’archives de conservation permanente, gestion de la circulation est entités en format papier, conversion de fichiers en format pérennes (PDF/A, par exemple), possibilité d’ajout de métadonnées supplémentaires et d’en automatiser au maximum la saisie…
9. Permettre l’identification rapide et la protection des documents essentiels, des documents confidentiels et ceux contenant des renseignements personnels.
10. Assurer la protection du capital documentaire technologique dans une voûte sécurisée éliminant la gestion de répertoires à la Windows. Utiliser la structure documentaire pour l’établissement des règles d’accès par séries de dossiers, par dossier, par document, par type de document, voire par utilisateur, par groupe d’utilisateurs internes ou externes…
11. Respecter les bonnes pratiques du métier et les obligations légales et réglementaires.
12. Permettre d’intégrer la gestion de la documentation complémentaire aux documents d’activité.
Le tout sans programmation, sans intégration de produits complémentaires : on ouvre la boîte, on procède à l’installation et on passe à l’action. Si les fonctionnalités de Records Management de SharePoint permettaient de répondre à ces attentes, je le recommanderais sans réserves. Si j'étais responsable de l'évolutions des produits chez Microsoft, je m'adjoindrais quelques spécialistes métier de la GID pour régler la question une fois pour toute :-))
Michel Roberge
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