24 févr. 2014

874 - Le coût de la gestion manuelle des documents papier

Il y a longtemps que je n’avais pas vu une évaluation des coûts d’une gestion traditionnelle des documents d’activité en format papier.

Dernièrement, sur le site fmatthey.wordpress.com, j’ai trouvé cette évaluation réalisée en Suisse. Je me permet de la citer dans son intégralité :

« Si on prend une organisation de dix employés qui y consacrent en moyenne vingt minutes par jour, avec un coût par heure de CHF 60 [ 75 $ CDN] - et 220 jours ouvrables par an, nous arrivons à CHF 44'000 [ 55 000 $ CDN]. Ce constat démontre qu’une solution de gestion électronique de documents doit être envisagée même pour une PME. A l’aide de ce type de solutions, il est facile de diminuer le temps de traitement par 2 avec un investissement initial relativement faible.
Il est très facile de démontrer que toutes les sociétés, même pour trois personnes, devraient faire le pas et passer à l’air de la gestion électronique de documents.»

À partir de ce constat, considérant l’exemple de cette « organisation de dix employés », il serait aussi intéressant de connaître par la même occasion les coûts d’un passage à la GED et des économies anticipées.

Mais je comprends aussi l’entreprise de demander de communiquer avec elle pour fournir cette information.

Michel Roberge

1 commentaire:

ID a dit...

Je me demande s'il y a vraiment une différence de coûts au niveau du travail. Il est possible que ce gain de temps (dix-vingt minutes dans une journée c'est peu) soit compensé par le surcoût de la nécessaire surveillance du système informatique et de tout ce qui va avec notamment la formation du personnel, la mise à jour du système... La seule différence réellement appréciable pour une petite entreprise, à mon sens, serait plutôt en termes d'espace et de coûts des loyers dans les endroits où le centimètre carré est hors de prix.