10 mars 2014

881 – Un cadre terminologique pour dissiper toute ambiguïté : Documents d’activité et Documents d’archives

Les Documents d’activités d’une organisation sont tous les documents (textes, images ou sons consignés sur tout type de support) créés, reçus ou expédiés au quotidien pour la réalisation de sa mission et de ses mandats et pour sa gestion interne.

L’ensemble des documents qui documentent une activité constitue un Dossier d’activité.

La Gestion intégrée des documents d’activité est une fonction de gestion qui a pour objectif de planifier, d’organiser, d’administrer, de contrôler et de maintenir les systèmes de création, d’organisation, d’enregistrement, de description, de repérage, d’utilisation des documents d’activité pendant leur durée de vie utile pour le management de l’organisme et de leur disposition lorsqu’ils ont perdu leurs valeurs administratives, financières, juridiques ou opérationnelles. 

La durée de vie utile au management des dossiers et des documents d’activité varie selon l’étalement de leurs valeurs administratives, financières, juridiques ou opérationnelles.

La Gouvernance documentaire (ou la Gouvernance des documents) est une fonction stratégique d’encadrement de l’ensemble des processus de gestion intégrée des documents d’activité.

► Les activités de conception, de développement, de déploiement, de contrôle et de maintenance du système de gestion des documents d’activité d’un organisme sont assurées par des Analystes en gestion intégrée des documents encadrés par des Experts en gouvernance documentaire. Ils sont assistés par des Techniciens en gestion intégrée des documents d’activité.

►Les Gestionnaires des documents d’activités sont l’ensemble des utilisateurs des documents dans chacune des unités administratives de l’organisme.

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Les Documents d’archives : portion des documents d’activité dont la durée de vie utile au management d’une organisation est terminée et qui sont regroupés pour une conservation permanente dans les archives de l’organisme.

La Gestion des documents d’archives (ou l’Archivistique) est une fonction de gestion qui a pour objectif d’identifier, de récupérer, de conserver, de préserver et de mettre en valeur les documents d’archives d’une organisation.

► Les professionnels de la gestion des documents d’archives sont les Archivistes. Ils sont assistés par des Techniciens en gestion des documents d'archives.


Michel Roberge

2 commentaires:

Germain Bonneau a dit...

Bonjour Michel. Est-ce votre opinion et votre vision personnelles? Êtes-vous inspiré par la nouvelle norme ISO 30300?
Dans mon cours «Administration des archives» à l'EBSI, j'utilise votre livre «La gestion intégrée des documents». Mais comme plusieurs de mes collègues de l'université et dans la profession, j'emploie la notion de documents d'archives courantes, intermédiaires et définitives. Je ne veux surtout pas repartir d'acrimonieux débats, mais croyez-vous que nous finirons par nous entendre?
Salutations amicales. Germain

Michel Roberge
Expert en gouvernance documentaire
a dit...

Bonjour Germain,

Depuis l'adoption des nouvelles normes ISO 3030X, je me suis en effet rangé vers le vocabulaire qui a fait consensus auprès d'une quinzaine de pays de la Francophonie. Et j'ai aussi collaboré à la rédaction d'un livre blanc qui en a découlé concernant l'abandon de la théorie des trois âges dans le cas des documents technologiques.

Si mon livre avait été publié en 2011, je l'aurais intitulé La gestion intégrée des documents d'activité et j'aurais nuancé les chapitres qui traitent de la gestion du cycle de vie des documents. Je le ferai peut-être dans une nouvelle édition.

Quant éviter d'acrimonieux débats, je suis tout à fait d'accord avec toi. En se rangeant derrière la normalisation internationale (d'ailleurs la 15489 est en révision et il ne serait pas surprenant qu'elle porte désormais aussi sur les documents d'activité) plutôt que sur des opinions individuelles, on évite d'en faire des enjeux personnels.

J'ai cherché pendant longtemps une expression française pour "Records Management". Et Dieu sait combien de fois j'ai changé mon fusil d'épaule. Pour moi, ISO 3030X est désormais ma référence et j'en fais la promotion sur mon blogue, dans des forums et lorsque je rencontre des groupes d'étudiants : pour qu'on finisse par tous parler d'une même voix dans la Francophonie avec un vocabulaire qui laisse le moins d'emprise possible à l'ambiguïté.

Je travaille avec un grand nombre de client pour qui un langage clair est un premier pas vers la conception, le développement, le déploiement et la maintenance de systèmes de gestion des documents d'activité et des documents d'archives efficaces et efficients.

Merci pour ton commentaire et au plaisir.

Michel