9 mars 2016

1164 – Tenir des enregistrements ou gérer des documents d’activité, telle est la question


En traduisant la publication d’ARMA International Generally Accepted Recordkeeping Principles® par Principes de tenue des enregistrements®, ARMA Montréal a raté une belle occasion de s’aligner avec les normes ISO 3030X Systèmes de gestion des documents d’activité (2011-     ) et la future nouvelle version de la 15489.

Définitivement, dans cette profession, cette tendance à s’entêter à ne pas arrimer les concepts et le vocabulaire métier avec ceux de la réalité managériale est une constante. Une attitude qui me semble antimarketing [il faudrait probablement inclure dans les programmes de formation universitaire un cours de techniques et de méthodes basées sur la connaissance des besoins pour développer une offre appropriée de services appliqué à ce domaine de gestion qu’est la gestion documentaire] d’une spécialité professionnelle qui peine à s’imposer dans la gestion globale des ressources informationnelles et de la gouvernance de l’information.

Car dans le contexte du management des organisations publiques ou privées, les concepts inappropriés de gestion des enregistrements et d’archivistique tombent plus souvent qu’autrement dans l’oreille d’un sourd chez les décideurs de haut niveau. Au quotidien, on y gère des documents, peu importe le support d’information, en soutien aux prises de décision, aux actions posées. Des documents en lien avec les activités de réalisation de la mission ou de la gestion administrative et dont certains ont une forte valeur pour décrire, justifier et protéger les engagements de l’organisation.

Voilà pourquoi, en 2011, une vingtaine de représentants de pays de la Francophonie, dont le Canada, ont fait consensus autour de l’expression « documents d’activité » pour traduire adéquatement le mot « record » et ses déclinaisons. Alors, la question est légitime : pourquoi ne pas avoir tout simplement opté pour « Principes de gestion des documents d’activité » en s’appuyant sur la normalisation internationale ?

* - * - *

Personnellement, après une quarantaine d’années d’interventions sur le terrain et de succès dans mes communications avec des clients, je persiste et signe :

Les archives documentent les décisions et les actions passées et sont essentielles pour les rétrospectives historiques. Les documents d’activité documentent celles du management qui ont un impact sur les activités quotidiennes et futures.

Les archivistes, les spécialistes de l’archivistique, sont les professionnels dont la formation en histoire et en archivistique en fait des spécialistes pour assurer l’identification, la récupération, la préservation, le classement, la description, l’accessibilité des documents d’archives de conservation permanente.

Les professionnels de la gestion des documents d’activité, sont les professionnels dont la formation en management et en gestion de l’information en fait des spécialistes pour établir les outils techniques requis pour l’organisation et la gestion du cycle de vie des documents et des dossiers de mission et de gestion administrative, recommander les solutions technologiques requises, former, accompagner et soutenir les utilisateurs des documents dans la mise en application des outils techniques et dans l’utilisation des solutions logicielles. »

Michel Roberge

6 commentaires:

Daniel Ducharme a dit...

Ton billet fait un peu écho au mien publié un peu plus tôt sur mon modeste blogue (Brèves): http://brevesarchivistiques.blogspot.ca/2016/03/garp-principes-communement-admis-en.html Je trouve aussi regrettable la traduction de l'ARMA. Et je suis 100% d'accord avec toi sur l'emploi de gestion des documents d'activité. Je l'ai d'ailleurs adoptée dans mon enseignement. Félicitations pour ce billet.

Michel Roberge
Expert en gouvernance documentaire
a dit...

Merci Daniel pour ce commentaire. Heureux de constater qu'on est au moins 2 à avoir adopté la terminologie d'ISO.

Jean-Daniel Zeller a dit...

Trois pour être plus précis.
J'ai adopté le terme pour décrire ma nouvelle activité d'indépendant comme Consultant en archivage et en gestion des documents d'activité.
Il ne reste plus qu'à trouver des belges...

Michel Cottin a dit...

Je complète en signalant que depuis 2011 ce sont l'intégralité des textes des nouvelles normes GDA qui sont traduites par des équipes d'experts issus des délégations francophones à l'ISO SC11, la commission internationale qui élabore les normes "Records Management".
L'expression "documents d'activité" est beaucoup commentée mais des consensus ont étés réalisés sur beaucoup d'autres termes. La terminologie francophone des normes n'est pas incompatible avec des différentes pratiques nationales (notamment issue des règlements) mais elle permet de travailler de façon fiable lorsqu'on est confronté à l'anglais ou lorsqu'on doit collaborer avec des non francophones dont le français est la langue de travail. J'en fait l'expérience assez régulièrement.
En 2011 nous avions commencé par une équipe Canada-France-Luxembourg, les Suisses nous ayant rejoint il y a deux ans pour l'ISO 30302 et depuis 2015 les Belges qui ont participé a la traduction de la nouvelle norme ISO 15489, en cours de finalisation.
Personnellement je pense qu'il n'y a pas de "mauvaises traduction" du terme Records (d'ailleurs il y en a tellement...) mais la publication d'ARMA Montréal n'a sans doute pas été réalisée en lien avec ARMA Europe ou ARMA Suisse. Je dirait que ce qui m'inquiète davantage ce sont les cas ou ce sont les définitions qui sont "adaptées" pour justifier la terminologie.
On en reparlera au Forum de Troyes et au congrès de l'AAQ

Schemaman a dit...

Je me réjouis de voir l'ARMA Montréal promouvoir la belle expression "Tenue des enregistrements" et espère que le Forum de Troyes, évoqué par Michel Cottin, permettra de (re)donner à cette expression cent pour cent française toute la place qu'elle mérite.

Car "l'enregistrement" est pratiqué quotidiennement dans toute l'industrie française et, probablement, francophone.

Michel Roberge
Expert en gouvernance documentaire
a dit...

Désolé M. Schemaman pour le délai de publication. Je ne vérifie pas tous les jours s'il y a des commentaires à publier. Loin de moi de limiter le droit d'expression de mes lecteurs. Vous avez votre opinion, j'ai la mienne. C'est dans l'ordre des choses. Merci de l'avoir exprimée.