En
2007, les Archives nationales du Royaume-Uni ont développé une intéressante méthodologie
afin d’auditer, dans les organismes publics, la conformité la rigueur des
pratiques de gestion intégrée des documents d’activité qui relèvent de divers
processus pilotés par des humains à partir des principes énoncés dans la normes
ISO 15489.
Pour
ce faire, les Archives ont décomposé la
norme selon les neufs modules clés et élaboré un questionnaire comportant 307
questions. Chaque module concerne un volet de la gestion documentaire et ne se
limite pas à la solution logicielle utilisée, mais bien à tous les aspects de
la gestion des documents au sens large. Évidemment, les éléments que l’audit
cherche à valider sont basés sur la dernière révision de la norme
ISO15489 en 2010. Le tout devra certainement être adapté en fonction de
la nouvelle version 2016. Il est toutefois Intéressant de lister les éléments
de vérification retenus :
1 : Les modalités
d’organisation pour soutenir la gestion des documents d’activité
2 : La
politique de gestion des documents d’activité
3 : La conservation
des documents pour satisfaire les besoins de l’organisation
4 : Le
système de documentation
5 : L’entreposage
et la préservation des documents
6 : La sécurité
et la gestion des accès
7 : La disposition
des documents devenus inutiles
8 : Les
documents créés dans le cadre du travail collaboratif ou par la sous-traitance
9 : La surveillance
de la performance de la gestion des documents d’activité
La méthode
utilisée permet d’évaluer le degré d’exposition aux risques de l’organisation pour chaque champ couvert par
la norme ISO15489 sous forme d’une échelle de risques. Grâce à une cartographie visuelle, les
points les plus développés dans l’organisation sont mis en évidences,
laissant voir les autres où des efforts devront être déployés. Une fois
les écarts identifiés, ils peuvent être chiffrés. Les dépenses engendrées
par la non productivité peuvent être évalués par une charte indiquant les
tâches liées à l’information où l’inefficacité de la gestion
documentaire est quantifiée monétairement.
Pour plus de détails, consulter le Complying
with the Records Management Code: Evaluation Workbook and Methodology
Aucun commentaire:
Publier un commentaire