17 mai 2016

1177 - Gestion intégrée des documents d’activité : conditions perdantes


On parle généralement des conditions gagnantes pour la conception, le développement, le déploiement et la maintenance de systèmes efficaces et efficients de gestion des documents d’activité. Mais qu’en est-il des conditions perdantes ?

Voici quelques-unes de mes observations sur le sujet, énoncées dans le désordre :

– Choisir une solution logicielle sans impliquer la personne spécialiste de la GID dans le comité d’élaboration du cahier de charge et l’évaluation des propositions.
– Ne pas installer la solution logicielle de GID sur l’ensemble des postes de travail du personnel.
– Ne former que le minimum de personne sur la mise en application des nouveaux outils de GID.
– Ne pas offrir de services d’accompagnement post-formation des utilisateurs des documents.
– Se lancer sans avoir réalisé, fait valider et fait approuver un solide plan de gouvernance documentaire incluant une planification détaillée des activités à réaliser pour la conception et le développement (ou la mise à niveau), le déploiement et la maintenance d’un véritable système de gestion intégrée des documents d’activité.
– S’imaginer que les moyens technologiques (solutions GID, autoclassification, moteur de recherche, numérisation des documents…) vont régler la majorité des problèmes anticipés.
– Ne pas impliquer les utilisateurs dans le processus d’établissement et de mise en place des différentes composantes du système.
– Établir un ou des schémas de classification sans s’appuyer sur de solides principes directeurs ainsi que sur les processus et les activités.
– Utiliser une terminologie qui ne colle pas à la réalité du management.
– Oublier que ce sont des humains et non des machines qui sont au cœur d’une gestion efficace et efficiente des documents.
– Ne pas programmer des opérations sectorielles d’audit de conformité aux bonnes pratiques.


Qu’ajouteriez-vous comme autres conditions perdantes ?

1 commentaire:

Jonathan Guilbault a dit...

Bonjour Michel.

Si tu le permets, j'ajouterais ces points:

- Ne pas avoir l'avale ou la motivation de la haute direction pour le projet de GID
- Ne pas intégrer des notions de "gestion du changement" dans le projet durant son implantation

Voilà. Ce sont les points qui me viennent en tête.
Bonne semaine à toi!
Jonathan