En révisant le contenu de mon manuel portant sur La gestion intégrée des documents en format
papier publié en 2009 pour en publier une nouvelle version en septembre
2016, j’ai constaté, sept ans plus tard, à quel point l’environnement légal et réglementaire québécois
encadrant ce domaine est figé dans le béton :
Une Loi sur les archives
(1983) et son Règlement
sur le calendrier de conservation, le versement, le dépôt et l’élimination des
archives publiques vétustes, s’appuyant sur la théorie des trois âges pour
la gestion du cycle de vie des documents d’activité, un modèle conceptuel passéiste
conçu initialement pour la gestion des dossiers physiques (documents en format
papier) dont on nous annonce une révision depuis plusieurs années.
Des politiques administratives [Politique
administrative concernant la gestion des documents actifs du gouvernement du
Québec (1985), Politique
administrative concernant la gestion des documents semi-actifs du gouvernement
du Québec (1988) et Politique
de gestion des documents inactifs des organismes publics (1991)] d’une
époque révolue qui doivent être révisées, elles aussi.
Une Loi concernant le
cadre juridique des technologies de l’information (2001) qui annonçait à l’article
69 toute une série de règlements potentiels qui n’ont jamais été édictés :
1° critères qui permettent de reconnaître qu’un
document présente, sur son support d’origine, une valeur archivistique,
historique ou patrimoniale ;
2° critères d’utilisation de fonctions de
recherche extensive de renseignements personnels dans les documents
technologiques qui sont rendus publics pour une fin déterminée ;
3° procédure d’accréditation, les conditions
d’octroi et les délais d’obtention de l’accréditation ou d’une modification des
conditions d’accréditation, les conditions relatives au renouvellement, à la
suspension ou à l’annulation de l’accréditation ainsi que les frais afférents ;
4° cas et conditions d’utilisation d’un support
ou d’une technologie.
La même loi qui prévoyait (art, 63 à 68) la mise sur pied d’un
comité pour l’ « harmonisation des systèmes, des normes et des
standards techniques, groupe de travail qui, à ma connaissance, avait été créé en
2010 (9 ans après l’adoption de la loi et j’en avais parlé
sur ce blogue). Dans un courriel en date du 26 mars 2010, le président du
comité m’avait mentionné qu’il était « certain
que les travaux du comité d’harmonisation feront l’objet d’une large diffusion ».
Rien vu à ce jour sur les résultats des travaux de ce comité qui devait avoir
pour mission :
1° d’assurer la compatibilité ou l’interopérabilité
des supports et des technologies ainsi que des normes et standards techniques
permettant de réaliser un document technologique, de le signer ou de l’utiliser
pour effectuer une communication;
2° d’éviter la multiplication des procédures,
particulièrement en ce qui a trait à la vérification de l’identité des
personnes;
3° de favoriser la standardisation des
certificats et des répertoires ainsi que la reconnaissance mutuelle des
certificats;
4° de garantir l’intégrité d’un document
technologique par des mesures de sécurité physiques, logiques ou
opérationnelles ainsi que par des mesures de gestion documentaire adéquates
pour en assurer l’intégrité au cours de tout son cycle de vie;
5° d’uniformiser les pratiques d’audit, lequel
comporte l’examen et l’évaluation des méthodes d’accès, d’entretien ou de
sauvegarde du support, des mesures de sécurité physiques, logiques ou
opérationnelles, des registres de sécurité et des correctifs apportés en cas de
défaillance d’un élément pouvant affecter l’intégrité d’un document;
6° de formuler des recommandations quant à
l’application de la loi.
Définitivement, au Québec, on dort au gaz, dans une fonction
du management des organisations essentielle à la gestion efficace et efficiente
des activités de mission et de gestion administrative des organismes publics
québécois. Pendant qu’on Europe, la mise en place de systèmes de gestion des
documents d’activité s’appuyant sur un corpus de normes adaptées à la réalité
actuelle des environnements technologiques est devenue une préoccupation de
plus en plus partagée.
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