J’attire votre attention sur un article publié dans le dernier numéro de la revue Information Management de l’ARMA (janvier/février 2009, pp. 33-37) intitulé « SharePoint is popular as a collaboration tool, but is-it robust enough for managing records enterprise-wide ? ». Son auteur, Brent Gatewood, CRM et consultant en Records and Information Management (RIM) chez Pelligroup Inc porte un jugement très sévère sur les capacités du progiciel Microsoft Office SharePoint Server 2007 à prendre en charge la gestion intégrée des documents en format papier et technologiques dans une organisation. Il met en évidence que cet excellent outil de collaboration et de partage de l’information numérique exige des développements parfois coûteux pour être en mesure d’intégrer la gestion des documents en format papier ainsi que du cycle de vie de la documentation.Selon son évaluation la solution logicielle conviendrait pour des organisations qui ont des besoins minimums en gestion documentaire, qui n’ont pas d’autres dossiers en dehors de SharePoint, qui ont peu de documents en format papier, qui ont des ressources pour procéder à du développement personnalisé dans SharePoint. Sinon, l’organisation devrait envisager l’utilisation de solutions complémentaires à Sharepoint pour combler des besoins plus complexes. Ce qui n’est pas nécessairement une bonne idée dans une optique de GID.
En fait, pour gérer des documents en format papier, le Records Management Guide for Microsoft Office SharePoint recommande de bâtir des collections de documents et de dossiers papier dans une bibliothèque SharePoint et d’y associer les métadonnées requises. Mais ces documents ne peuvent être gérés de la même manière que ceux intégrés à SharePoint.
Toujours selon Brent Gatewood, les coûts en développement et adaptation aux besoins de gestion documentaire peuvent égaler et dans plusieurs cas dépasser ceux relatifs à l’acquisition d’une solution commerciale spécifique de GD.
Michel Roberge (en collaboration avec Anthony Lebel)
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