En mars 1985, jeune praticien que j’étais, après avoir analysé des dizaines de « cadres de classement », comme on disait à l’époque, et m’être documenté auprès de spécialistes en techniques de documentation et en structures classificatoires, j’osais publier La classification universelle des documents administratifs (CUDAD). Titre ambitieux s’il en était. Il s’agissait, en fait, du premier ouvrage dédié à la classification des dossiers qui proposait une méthodologie de conception, de développement et de déploiement de la pierre d’assise d’un système de gestion documentaire.La méthodologie et le matériel de développement proposés s’appuyaient à la fois sur les principes fondamentaux de construction de systèmes de classification et sur l’ordonnancement hiérarchique et logique des fonctions et des activités génératrices de documents et de dossiers. Elle comprenait aussi un modèle de schéma de classification hiérarchique accompagné d’une proposition de codification – format de code beaucoup trop complexe, je dois l’avouer – pour les fonctions du domaine de la gestion interne communes aux organismes publics ou aux organisations du secteur privé comme le recommande, depuis 2003, la norme ISO 15489 – Records Management. Elle introduisait également pour la première fois en gestion des documents administratifs le concept de Subdivisions uniformes®, de Subdivisions spécifiques® et de Subdivisions nominatives®, devenues des marques de commerce enregistrées en 1993, afin d’augmenter la performance d’organisation, d’identification et de repérage des dossiers tout en allégeant l’arborescence.
Cette parution était saluée dans une préface signée par monsieur André Pitre qui était alors Président de la section de Montréal de l’Association for Records Managers and Administrators (ARMA) et de la section de Montréal de l’Association des professionnels de la bureautique (AISP). Celui-ci soulignait d’ailleurs la place accordée à l’intégration de ce que nous appelons aujourd’hui documents technologiques en lien avec les documents et les dossiers en format papier.
En introduction, j’y affirmais entre autres : « Le code de classification devient la crée de reconstitution intellectuelle d’un dossier portant sur un sujet précis, dont l’information constituante est conservée sur différents supports ou localisée à plusieurs endroits », le tout illustré avec des exemples d’application qui tenaient compte des moyens technologiques encore limités disponibles à l’époque. C’est ce que proposent aujourd’hui les systèmes de Gestion intégrée des documents (GID) en format papier et technologiques.
Au hasard de mes rencontres, on me parle souvent de cet ouvrage qui semble avoir influencé à sa manière la structure et l’énoncé de plusieurs schémas de classification et de modèles dont certains sont encore en vigueur. L’exercice initial, quoiqu’imparfait, n’aurait donc pas été futile. 25 ans plus tard, avec un vécu professionnel riche et varié que je ne possédais pas à l’origine de cette publication, je sens plus que jamais la nécessité de coucher sur papier la continuité de mes convictions en matière de conception, développement, déploiement et maintenance de schémas de classification hiérarchique de qualité supérieure.
Admettez avec moi qu’il est quand même incroyable qu’en 2010 il n’existe encore aucun manuel d’apprentissage qui traite des caractéristiques, de la rigueur et des qualités de l’outil fondamental de gestion documentaire sur lequel s’appuient la constitution physique ou virtuelle des dossiers, la gestion de leur cycle de vie et leur enregistrement, leur repérage et leur utilisation dans une solution logicielle!
Michel Roberge
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