Dans la tradition judéo-chrétienne, le mois de novembre est celui des morts et celui ou les « feuilles mortes se ramassent à la pelle ». Peu importe les croyances religieuses, novembre est peut-être la période idéale et symbolique pour la mise en application annuelle du calendrier de conservation de votre organisation quant au sort final des séries documentaires devenues inactives ou inutiles de chaque unité administrative.
À l’aide de votre logiciel de Gestion intégrée des documents (GID), vous savez que vous pouvez très facilement produire les listes de dossiers et de leurs composantes en format papier et technologiques à traiter. Ces listes servent à requérir l’autorisation d’application du sort final : tout à détruire, à archiver ou à verser en totalité aux archives ou à trier (en détruire une partie et à archiver le reste en fonction du critère de tri établi dans la règle de conservation).
En produisant et en diffusant ces listes dès aujourd’hui (il ne faut que quelques minutes au logiciel pour vous les fournir), vous pourrez obtenir les autorisations au cours de la semaine prochaine et procéder ou faire procéder d’ici la fin du mois. Et le tour sera joué pour cette année.
Si, par malheur, vous ne disposez pas de solution logicielle de gestion documentaire ou si l’application logicielle de votre organisation n’offre pas cette fonctionnalité intégrée, bonne chance ou à l'année prochaine!
Michel Roberge
À l’aide de votre logiciel de Gestion intégrée des documents (GID), vous savez que vous pouvez très facilement produire les listes de dossiers et de leurs composantes en format papier et technologiques à traiter. Ces listes servent à requérir l’autorisation d’application du sort final : tout à détruire, à archiver ou à verser en totalité aux archives ou à trier (en détruire une partie et à archiver le reste en fonction du critère de tri établi dans la règle de conservation).
En produisant et en diffusant ces listes dès aujourd’hui (il ne faut que quelques minutes au logiciel pour vous les fournir), vous pourrez obtenir les autorisations au cours de la semaine prochaine et procéder ou faire procéder d’ici la fin du mois. Et le tour sera joué pour cette année.
Si, par malheur, vous ne disposez pas de solution logicielle de gestion documentaire ou si l’application logicielle de votre organisation n’offre pas cette fonctionnalité intégrée, bonne chance ou à l'année prochaine!
Michel Roberge
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