Selon vous, quelles sont les conséquences de la mise à la disposition des utilisateurs des documents d’un schéma de classification limité à un nombre réduit de niveaux ?Trois cas de figure peuvent se présenter : les utilisateurs des documents
1. créent de nouvelles rubriques non officielles (non approuvées d’un point de vue organisationnel) pour identifier les dossiers qui ne trouvent aucune place dans la hiérarchie des activités et des objets de gestion disponibles;
2. créent librement des identifiants de dossiers à partir d’expressions non normalisées (propres à chacun et à chacune);
3. associent ces dossiers à des rubriques plus générales du schéma de classification en y ajoutant des éléments plus précis d’identification.
Imaginez les conséquences pour l’exploitabilité des documents tant au niveau organisationnel que sectoriel ou individuel. Les séries documentaires qui se rattachent aux rubriques officielles du schéma de classification sont identifiées et repérables à partir de règles normalisées. Quant aux autres, elles constituent progressivement un magma qui repose sur l’improvisation de chaque utilisateur de documents.
Comme professionnels du métier, nous nous devons de concevoir, de développer, de déployer et de maintenir des schémas de classification hiérarchique complets, de qualité supérieure, qui reposent sur des principes directeurs rigoureux pour en faciliter l’utilisation. Et il faut se rappeler que les utilisateurs des documents, dans un contexte de la mise en place d’un système de gestion documentaire, doivent être accompagnés afin d’accroître progressivement leurs compétences dans la création, l’identification et l’enregistrement des nouveaux dossiers et dans le rattachement (classement physique des unités en format papier et liaison des documents technologiques) aux dossiers existants. En gestion intégrée des documents (GID), la science infuse est aussi une vue de l’esprit.
Michel Roberge
1 commentaire:
J'appuie entièrement ce billet qui, en tant que professionnel, représente bien souvent le constat de plusieurs organisations qui ont déboursées d'importantes sommes pour l'élaboration de leur schéma de classification. Après avoir investit en temps, en efforts et en fonds bien souvent publics ne pousseront pas la note pour la maintenance de cet outil. Ce qui dans certains cas produit ce "magma" incompréhensible comme dans d'autres cas on voit apparaître des sous-systèmes propres à chaque unité ou pire encore propres à chaque utilisateur.
C'est donc pour cela que toute organisation se doit de sensibiliser les utilisateurs et de les supporter adéquatement. La perte d'information représente des milliers sinon des millions de dollars à chaque année. Investir quelques milliers de dollars dans la connaissance et le perfectionnement de son système de gestion documentaire déjà en place (ou en élaboration)doit représenter une décision juste et intelligente.
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