Une structure classificatoire incomplète peut avoir des conséquences désastreuses pour le repérage des documents et des dossiers dans une organisation. Et que dire des impacts sur la gestion rigoureuse du cycle de vie de l’information portée par un support?En effet, pour la partie normalisée de l’identification des séries de dossiers composés de documents en format papier et technologiques au moyen de l’arbre de classification (du moins la partie développée), le lien logique avec des règles de conservation officielles est naturel. Il est possible d’y associer et de contrôler la durée de vie utile ainsi que le sort final puisque les unités documentaires sont classifiées et enregistrées dans une solution logicielle de gestion documentaire. Ce qui constitue une des fonctions fondamentales d’un système de gestion intégrée des documents (GID).
Pour ce qui est des autres dossiers non rattachés au schéma de classification organisationnelle, résultat d’improvisation individuelle, il est impossible d’en gérer efficacement le cycle de vie en toute efficience. Le risque de considérer des durées de vies et un sort final approximatifs nous ramène à une situation antérieure à la décision de concevoir, développer, déployer et maintenir un système effectif de gestion des documents.
En somme, pour repérer le ou les documents qui confortent leurs utilisateurs lors de la réalisation d’une activité d’affaires ou de gestion interne, pour être en mesure d’en identifier le ou les détenteurs et en gérer adéquatement le cycle de vie pour en assurer la disponibilité pour des besoins administratifs, financiers ou juridiques, un schéma de classification complet est définitivement un incontournable. La qualité de son architecture calquée sur la logique du déroulement des activités que maîtrisent déjà les utilisateurs de documents est un gage de succès.
Prendre des raccourcis et remettre en cause ce principe pour des raisons dites de facilité, c’est contribuer à placer les organisations dans une situation de risques. Et notre métier a, entre autres pour rôle, au contraire, de contribuer à l’amenuisement des risques découlant de l’improvisation.
Michel Roberge
Aucun commentaire:
Publier un commentaire