« Qui fait Quoi, Comment et Avec quoi ? »On dit souvent : « Ce qui se conçoit bien s’énonce clairement ». Cet adage est d’autant plus vraie lorsque qu’on est en présence d’un ordonnancement logique des ses composantes. Ici dans un contexte bien précis : celui de la gestion intégrée des documents (GID) en format papier et technologiques.
D’abord « Qui ? » : les acteurs principaux de la solution systémique de gestion documentaire, soit les gestionnaires des documents. Attention, je parle ici de l’ensemble des membres du personnel de l’organisation, tous niveaux hiérarchiques confondus. Car depuis l’introduction des outils de bureautique et plus que jamais aujourd’hui, il y a autant de gestionnaires de documents qu’il y a d’employés et d’intervenants externes (consultants).
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[Vous me direz « Mais qu’en est-il des spécialistes du métier qui se qualifient de gestionnaires de documents, de gestionnaires d’information ou d’archivistes ? » Je vous réponds que le métier doit se redéfinir. J’y reviendrai dans d’autres billets, si vous le permettez.]
Mais, comme le dit l’expression populaire : revenons à nos moutons.
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Le « Qui ? » occupe la « pole position » parce qu’il correspond à l’apport humain fondamental dans toute gouvernance (jusqu’à 80% des efforts et des coûts), composante stratégique qu’il faut bichonner dans tout processus de déploiement et de maintenance d’une solution systémique de GID.
Le « Quoi ? » fait ensuite référence aux activités à réaliser alors que le « Comment? » annonce le corpus normatif et procédural. On y reviendra.
Enfin et volontairement en bout de piste, le « Avec quoi ? » : les moyens, c’est-à-dire, dans le cas qui nous intéresse, les outils techniques et technologiques trop souvent considérés comme la panacée de la gestion documentaire. On le constate encore particulièrement en ce qui a trait à la solution logicielle dans laquelle on engouffre parfois plus d’efforts et d’investissements économiques que dans le « Qui ? » avec comme résultat des histoires d’horreur et des gouffres financiers desquels personne n’ose avouer des décisions erratiques. La pensée magique qui fait miroiter que l’outil informatique multifonctionnel va permettre de tout régler.
À suivre – Concentrer ses efforts sur les utilisateurs des documents - 1. les gestionnaires
Michel Roberge
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