En cette journée d’Halloween 2011, quoi de mieux que de relever quelques histoires d’horreur comme celles d'organisme (différents organismes) qui :• dilapide plus de 100 000 $ pour faire établir un nouveau schéma de classification pour ses documents alors que plus de 50% des rubriques sont déjà connues (c'est-à-dire celles relatives à la gestion interne)!
• engouffre plusieurs millions de dollars dans le déploiement d’une solution logicielle au prix exhorbitant et aux fonctionnalités si complexes que l’ensemble du personnel en arrache dans son utilisation quotidienne!
• continue de dépenser des milliers de dollars pour effectuer le déplacement d'un nombre gigantesque de fichiers informatiques dans l’arborescence d’un logiciel qui n’offre même pas les fonctionnalités de base de gestion documentaire et qui ne permet pas de gérer, de façon intégrée, les composantes en format papier!
• alloue un budget supplémentaire pour renommer et au reclassement des fichiers d’images numériques issues d’un projet de numérisation des documents réalisé en catastrophe!
• constate qu’après plus de 10 ans de déploiement de son système de gestion documentaire, moins de 30 % de ses dossiers en format papier sont enregistrés dans une solution logicielle obsolète pour en assurer le repérage et la gestion du cycle de vie et qu’aucun document technologique n’est toujours pas pris en charge!
• doit étiqueter à nouveau des milliers de boîtes contenant des documents semi-actifs parce que le papier sur lequel des codes à barres qui correspondent à l'identifiant de chaque contenant ont été imprimés a trop absorbé l’encre avec comme résultat l'impossibilité d'en faire la lecture optique!
Je m’arrête ici : vous allez croire que je fabule. Et pourtant, je suis certain que vous pourriez allonger la liste...
Michel Roberge
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