Concentrer ses efforts sur les utilisateurs des documents : 1. les gestionnaires
Depuis que les outils de bureautique et les solutions logicielles de courriels ont fait leur apparition dans les organisations, tous (personnel d’encadrement, professionnel, technique et de soutien) sont instantanément devenus des « gestionnaires de documents ». Traditionnellement, dans un organisme soucieux d’une gestion efficace et efficiente des documents en format papier, celle-ci était stratégiquement confiée à des personnes responsables de postes de classement physiques. Pour les documents technologiques (fichiers informatiques, courriels, images numériques issues de la numérisation…), tout un chacun a été laissé à lui-même : sans méthodes de travail, sans formation, sans appui, sans soutien si ce n’est que pour la manière de sauvegarder dans un répertoire quelconque les fichiers créés et, parfois, les courriels expédiés ou reçus.
Toutes ces personnes ont besoin de développer des compétences en gestion des documents technologiques intégrée à celle des documents en format papier. À commencer par les gestionnaires responsables d’unités administratives qui doivent faire des choix sur le déploiement de la solution systémique et logicielle. Un volet professionnel de notre cœur de métier consiste à leur transmettre notre savoir et notre savoir-faire, à les accompagner et à les assister dans leur responsabilité de mise en application du système de gestion intégrée des documents (GID) dans leurs secteurs :
• déterminer la portée du déploiement,
• établir un échéancier de réalisation,
• les aider à rédiger des ajouts aux descriptions de tâches et aux attentes signifiées quant aux responsabilités de gestion documentaire,
• planifier le rythme des interventions initiales et ponctuelles auprès de leurs employés,
• mettre en place un processus d’audits de conformité,
• assurer le transfert des connaissances lors de leur remplacement à la suite de leur départ…
Voilà autant de tâches de niveau professionnel parties intégrantes d’un plan de gouvernance documentaire axée en priorité sur les acteurs principaux artisans de la valorisation de la mémoire organisationnelle consignée dans les documents et les dossiers de l’organisme.
À suivre : Concentrer ses efforts sur les utilisateurs des documents : 2. l’ensemble du personnel
Michel Roberge
Aucun commentaire:
Publier un commentaire