Lu sur le site infodsi.com (mes commentaires sont entre crochets] :« 1. Se concentrer sur le « papier efficace » plutôt que sur le « zéro papier »
Le fait est que nous n'éliminerons pas le papier à court ni même à moyen terme. [je suis aussi d’accord avec cette affirmation] La croissance des archives papier va de pair avec l'explosion des informations numériques, le tout sur fond de réglementations toujours plus contraignantes et d'évolution des besoins métier. A cela s'ajoutent souvent des budgets restreints, des systèmes et processus dépassés, ainsi qu'une dispersion des responsabilités entre de multiples services. La solution la plus pragmatique consiste à adopter un modèle hybride, dans lequel tous les types d'informations (physiques et numériques) sont pris en compte et gérés dans le cadre d'une stratégie cohérente [les organisations d’aujourd’hui gèrent de plus en plus de dossiers hybrides dont la portion « plus ancienne » est encore disponible sur papier et un certain nombre de documents reçus le sont autrement qu’en format technologique].
2. Organiser et segmenter vos informations
Nombre d'organisations conservent de volumineuses archives de documents papier et ne savent tout simplement pas par où commencer. Le secret réside dans la segmentation [on parle aussi de catégorisation des actifs documentaires]. Les entreprises ont besoin de savoir ce qu'elles détiennent [enregistrement des dossiers et des documents] et à quel endroit [détenteurs ou centres de responsabilité]. Quels sont les documents critiques [documents essentiels] pour l'entreprise et où se trouvent-ils ? Il s'agit des documents indispensables au fonctionnement de l'entreprise, de ceux qui sont le plus souvent demandés par des tiers ou encore ceux auxquels les employés ont le plus fréquemment accès [documents actifs]. Quels documents ne sont plus nécessaires et donc voués à être détruits [documents inactifs] ? Cette démarche de segmentation [stratégie ou plan d’action] aidera les entreprises à réduire l'ampleur du problème et à concentrer leur énergie et leurs ressources sur la gestion de leurs documents les plus précieux.
3. Comprendre l'environnement extérieur
Le cadre réglementaire devient de plus en plus contraignant et complexe. Les entreprises qui opèrent à l'international se trouvent confrontées à un casse-tête supplémentaire : les législations variables et parfois incohérentes d'un marché à l'autre. Elles doivent se frayer un chemin à travers le terrain miné de la bureaucratie afin de veiller au respect de la loi, à savoir, quels documents conserver, de quelle façon et pendant combien de temps. Il leur est donc conseillé de travailler avec des tiers experts [experts en gouvernance documentaire] qui pourront les aider à archiver leurs documents conformément aux réglementations en vigueur, ainsi qu'à gérer l'ensemble de leur cycle de vie, depuis leur création jusqu'à leur destruction sécurisée.
4. Externaliser le stockage
Aux coûts cachés de l'accumulation des informations sur site viennent s'ajouter ceux, plus évidents, relatifs au temps consacré par le personnel au stockage, à la gestion et à la recherche des dossiers de l'entreprise. Un tiers de confiance peut se charger de filtrer la majorité des documents papier entrants avant qu'ils ne parviennent dans les bureaux de l'entreprise, tout en assurant le suivi de l'ensemble des questions de conformité. Les documents pertinents peuvent être numérisés et intégrés aux processus appropriés (comptes fournisseurs, par exemple), tandis que les documents moins essentiels peuvent être stockés hors site pendant une durée prédéfinie, au terme de laquelle ils seront détruits en toute sécurité.
5. Se méfier des solutions systématiques
Une numérisation systématique ne fera tout simplement pas l'affaire. Certains pensent qu'il suffit de numériser tous les documents et de broyer les originaux pour aboutir à un bureau totalement sans papier. Cette approche conduit invariablement à des investissements excessifs en raison de la numérisation de documents peu susceptibles d'être jamais réutilisés ou encore d'impressions en cachette par des employés cherchant à contourner le système. Ainsi, loin de s'améliorer, la situation ne fait qu'empirer. Par conséquent, plutôt que de tout numériser, il vaut mieux s'efforcer de déterminer quel est l'usage optimal des informations, puis investir en numérisant les documents auxquels vous devez avoir fréquemment accès » [entièrement d’accord avec cette suggestion].
L’ensemble de ces propositions peuvent d'ailleurs être mises en application dans un système de gestion intégrée des documents (GID) en format papier et technologiques.
Michel Roberge
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