L’image de marque de l’unité administrative responsable du système de GIDTraditionnellement, dans un organisme, l’unité administrative dite « responsable » du système de gestion des documents administratifs et de son application est généralement identifiée Service ou Division (selon la place qu’elle occupe dans la hiérarchie organisationnelle) de la gestion des documents ou des archives.
Or, dans un contexte de gouvernance documentaire où la fonction de ce centre de responsabilité consiste à contribuer à la transmission des savoirs et des savoir-faire et à accompagner les utilisateurs des documents afin de leur permettre d’accroître leurs compétences dans la gestion de leurs documents, une nouvelle dénomination s’impose. Elle se doit d’être signifiante afin de bien marquer la responsabilisation de l’ensemble du personnel dans la gestion de la ressource qui documente les activités quotidiennes et qui constitue la mémoire institutionnelle.
Ainsi, pourquoi pas une appellation telle que Service ou Division du soutien à la gestion intégrée des documents? Elle évoque à la fois la mission de conception et de développement des outils techniques de gestion documentaire (politique, schéma de classification, règles de conservation, normes, procédures…) que d’assistance à leur apprentissage, à leur déploiement, à leur mise en application et à leur maintenance.
Les processus de constitution des dossiers en format papier, technologiques et hybrides et la gestion responsable de leur cycle de vie étant impartis à tous les membres des équipes de travail de l’organisation, ceux-ci pourront identifier rapidement la source de support professionnel ou technique dont ils pourront bénéficier de la part de l’équipe de gestion documentaire à leur service.
À suivre : Privilégier avant tout un projet administratif
Michel Roberge
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